Pașii necesari pentru crearea unei excelente prezentări
Imaginați-vă că tocmai vi s-a cerut să țineți o prezentare foarte importantă în fața Consiliului de Administrație. Una dintre cele mai mari greșeli pe care o puteți face în acest moment este să vă gândiți la ceea ce veți spune. Mai bine vă concentrați asupra planificării. Și pentru asta, iată șapte pași simpli, dar eficienți:
Dezvoltați obiectivele
Înainte de orice altceva, clarificați obiectivele prezentării. Iar acestea ar putea fi:
- Informarea consiliului referitor la situația financiară curentă și prezentarea unei prognoze pentru viitor;
- Asigurarea fondurilor pentru un proiect nou;
- A-i convinge despre eficiența unui nou sistem de performanță în management;
- Asigurarea susținerii pentru creșterea numărului de angajați;
Acordați-vă timpul necesar clarificării obiectivelor personale din prezentare.
Evaluați-vă audiența
Atunci când vă evaluați audiența, încercați să priviți totul din unghiul lor de vedere. Gândiți-vă la:
- Nivelul de cunoștințe pe care-l au despre subiect;
- Nivelul de rezistență pe care îl veți întâmpina;
- Percepția sau părerea pe care ar putea s-o aibă despre voi și echipa voastră;
- Orice idei pe care le-ați primit de la alții referitoare la stilul sau tipul de prezentare la care răspund pozitiv.
Faceți un brainstorming pentru a colecta idei
O ședință de brainstorming înseamnă pur-și simplu să adunați idei utile. Reamintiți-vă că primul pas este să adunați cât mai multe idei posibile. Nu trebuie evaluate în această etapă. Și continuați până când seacă izvorul ideilor.
Identificați temele comune
Este foarte probabil ca în urma brainstormingului să reiasă lucruri similare care pot fi grupate într-o temă generală. De exemplu, dacă este vorba de o prezentare referitoare la performanța financiară ar trebui să includeți bugetul, previziunile, fluxul de numerar și capitalul de lucru sub aceeași pălărie a managementului financiar.
În mod alternativ, dacă este vorba de o prezentare de resurse umane, s-ar putea să aveți nevoie să includeți recrutarea, selecția, retenția și dezvoltarea personalului, pe care le puteți grupa ca managementul talentelor.
Produceți o structură generală
Pe o pagină, schițați tema și două sau trei mesaje pe care doriți să le transmiteți.
Pregătiți materialele de prezentare
Lucrurile importante de care trebuie să aveți grijă când vă pregătiți prezentarea sunt:
- Un număr potrivit de slideuri (experiența mea spune că pentru o prezentare de 10 minute v-ar trebui între 5 și 7);
- Pentru text folosiți punctele pentru eficiență;
- Folosiți animația doar dacă aduce ceva în plus;
- Pentru cifre, încercați să folosiți alte metode decât tabelele din excel.
Exersați de câte ori puteți
Treceți de cel puțin două ori prin prezentare. Nu o neglijați pentru că vă va servi atunci când trebuie.
Majoritatea dintre noi nu prea iubim ședințele și prezentările, așa că o planificare atentă s-ar putea să facă diferența…
Alte articole:
5 indicatori vizuali ai unei culturi organizaționale neoptimizate
