Organizarea corespondenţei electronice
Curierul electronic este un instrument preţios care poate vă poate ajuta să avansaţi în carieră, dar vă poate şi penaliza. Este un mijloc eficient de gestionare a vieţii profesionale, de a lansa acţiuni, de a păstra contactul cu anumite persoane, de a realiza un mare număr de sarcini zilnice. De fapt depindem de el. Este mai bine să vă transformaţi e-mail-urile în aliaţi schimbându-vă modul în care le trataţi şi optimizându-vă inbox-ul.
Uşurarea inbox-ului
Vreţi să fiţi informaţi şi aţi subscris la numeroase discuţii inutile, buletine şi notificări prin e-mail care vă umplu inbox-ul. Petreceţi mai mult timp cu triatul lor decât cu căutarea celor care vă pot ajuta să progresaţi. Hotărâţi-vă să vă curăţaţi inbox-ul păstrând numai ceea ce contează cu adevărat pentru dumneavoastră şi ceea ce consultaţi într-o manieră constantă. Dezabonaţi-vă cu un singur clic de toate abonamentele făcute cu forţa, din neglijenţă sau din teama de a pierde anumite informaţii. Suprimaţi toate notificările de care nu aveţi nevoie. Golirea inbox-ului dumneavoastră vă va uşura.
Folosiţi e-mail-ul cu discernământ
Totul ajunge în inbox: curierul unui coleg pe un subiect complex, minuta unei şedinţe, partajarea documentelor, informarea asupra unei şedinţe la care nu participaţi, planificarea alteia… Totul intră, ceea ce se transmite pe mail ca şi ceea ce poluează şi vă devorează timpul. Dumneavoastră sunteţi cel care trebuie să vă puneţi întrebarea: subiectul ăsta trebuie tratat aşa? Nu există o metodă mai bună? Trebuie să utilizaţi instrumentul potrivit pentru obiectivul potrivit. Conversaţiile interne cu colegii sumneavoastră se pot face şi prin intermediul altor instrumente cum ar fi telefonul, partajarea documentelor, planificarea şedinţelor complexe, prin platforme specializate ca Google Drive sau Dropbox. Iar dacă este într-adevăr urgent puneţi mâna pe telefon. Iar dacă instrumentul reţinut este totuşi mail-ul, nu uitaţi că nimeni nu are timp să citească un curier electronic lung. Utilizaţi un minim de cuvinte posibil. Fiţi clar în privinţa aşteptărilor şi a acţiunilor de întreprins pentru a avansa. Dacă rămâneţi vag, veţi crea o lungă serie de răspunsuri prin curier şi un progres foarte lent. Partea cea mai importantă a comunicării electronice este de a convinge cititorul că acţiunea sa este necesară. Dacă nu există niciun motiv pentru ca cititorul să se decidă, nu se va întâmpla nimic.
Optimizaţi-vă gestionarea inbox-ului
Trebuie să cheltuiţi mult timp cu inbox-ul propriu, iar munca dumneavoastră constă în a răspunde la e-mail-uri. Dacă nu acesta este cazul, tratarea mesajelor primite trebuie să vă ia cât mai puţin timp posibil. Verificarea lor la fiecare cinci minute şi răspunsul la toate, în permanenţă, nu este o soluţie. Veţi câştiga timp făcându-vă inbox-ul productiv. Fixaţi-vă momente precise în cursul zilei când îl consultaţi, verificaţi de fiecare dată dacă este important să răspundeţi rapid, dezactivaţi toate notificările inutile. Profitaţi din plin de funcţionalităţile inbox-ului: scurtături ale claviaturii pentru tratamentul mesajelor, filtrele de triere automată, modele de mesaje pentru a elabora mail-uri standard foarte rapid.
Redactaţi mesaje scurte şi precise
Concizia şi claritatea într-un e-mail sunt la fel de esenţiale ca gramatica şi ortografia. Dacă trimiteţi un mesaj lung riscaţi să ajungă între cele necitite. Înainte de a-l expedia întrebaţi-vă dacă în această formă îl va interesa pe destinatar. Adoptaţi o disciplină electronică: elaboraţi mesaje scurte şi agreabile şi aveţi grijă cum le formataţi. Ţineţi minte că destinatarul dumneavoastră este ocupat şi, ca şi dumneavoastră, trebuie să-şi gestioneze timpul. Mesajul dumneavoastră trebuie să fie uşor de citit, de înţeles şi de păstrat pentru că este util. Dacă nu este gestionat corect, curierul electronic poate avea un efect negativ asupra carierei dumneavoastră. Veţi regreta că aţi apăsat pe „Send” sub imperiul nervilor. Data viitoare gândiţi-vă la ceea ce vreţi să spuneţi. Dacă este important, examinaţi cu atenţie conţinutul înainte de a-l expedia. E-mail-ul eficient este cel care-l face să câştige timp pe destinatarul său.
Ştergeţi şi arhivaţi în mod regulat
Un inbox încărcat vă influenţează negativ productivitatea şi eficienţa. Puteţi trece pe lângă subiecte importante, să pierdeţi mesaje conţinând informaţii importante, rătăcite printre celelalte. Este mai bine să vă organizaţi inbox-ul şi să-l goliţi în mod regulat. Pentru mesajele rămase, alegeţi între un răspuns imediat, dacă nu vă ia mult timp, delegarea persoanei potrivite, întârzierea răspunsului adăugându-l la lista cu ceea ce aveţi de făcut sau ştergerea lui.
E-mail-ul eficient îl ajută pe destinatarul său să câştige timp
Este informaţia furnizată utilă, practică şi aplicabilă beneficiarului? Furnizează mesajul meu cititorului o valoare adăugată? Transmiteţi informaţiile într-o manieră transparentă, care-l ajută pe destinatar să decidă. Evitaţi generalizările care exprimă adesea mai mult opinia dumneavoastră decât faptele. Şi nu uitaţi în anumite situaţii că mail-ul este lipsit de emoţii şi semne non-verbale. Nimic nu înlocuieşte o strângere de mână, aşa că puteţi să mai şi organizaţi un prânz sau să vă deplasaţi în biroul lui…
Alte articole recomandate:
Cum să păstrezi un tempo potrivit ca lider
