Blog

Dacă vreți ca echipa voastră să fie eficientă, trebuie să aveți reguli pentru ședințe și trebuie să fiți de acord cu modul lor de folosire. Multe echipe au reguli pe care, în general, nu le folosesc. Dar regulile existente, pe care le și folosiți, vă pot îmbunătăți în mod semnificativ modul în care echipa voastră rezolvă problemele și ia deciziile.

Există mai multe feluri de reguli. Unele sunt procedurale, cum ar fi „începeți și terminați la timp” și „treceți telefoanele pe modul silențios”. Regulile procedurale sunt utile, dar nu vă ajută echipa să creeze un comportament productiv dincolo de, să zicem, punctualitate și lipsa apelurilor telefonice în timpul ședințelor.

Alte reguli sunt abstracte, de exemplu „tratați-i pe toți cu respect” și „fiți constructivi”. Aceste reguli se concentrează pe un rezultat dezirabil, dar nu identifică anumite comportamente specifice respectuoase și constructive. Iar ca rezultat, regulile abstracte creează probleme dacă membrii grupului au idei diferite despre cum să te comporți respectuos. Pentru unii dintre membri a fi respectuos înseamnă să nu atragi atanția asupra îngrijorărilor legate de alți membri ai grupului, în timp ce pentru alții ar fi exact viceversa.

Regulile comportamentale sunt mult mai utile. Ele descriu acțiuni specifice pe care membrii echipei trebuie să le ducă la îndeplinire pentru a fi eficienți. Exemplele de reguli comportamentale includ: „faceți afirmații și puneți întrebări sincere” și „explicați-vă raționamentul și intențiile”.

Pentru a fi eficiente regulile trebuie să se bazeze pe cercetările referitoare la cele mai bune practici la locul de muncă. De exemplu, anumite cercetări au identificat trei rezultate pe care orice echipă de leadership ar trebui să le obțină: performanța solidă, relații de muncă pozitive și bunăstarea individuală. Dar multe dintre aceste reguli subminează una sau mai multe dintre aceste rezultate.

De exemplu, unele echipe îl vor arăta cu degetul pe cel care deviază de la subiect, spunându-i direct: „Asta e în afara subiectului” sau utilizând un termen definit pentru asta. Dar toate aceste variații ale regulilor se bazează pe presupunerea că persoana care arată cu degetul are dreptate în privința celui care este în afara subiectului. Cercetările arată că această evidențiere poate duce la consecințe neașteptate dacă acesta se înșeală. În acest caz, celălalt va continua să ridice problema la fileu sau va rămâne tăcut tot restul ședinței. Iar echipa s-ar putea să ia o decizie proastă pentru că acea persoană nu a fost auzită sau pentru că ea nu este interesată în implementarea deciziei.

Un mod mult mai productiv de a trata o asemenea situație este de a avea o regulă pentru a verifica asemenea presupuneri și interferențe. Puteți spune: „Hei, nu văd în ce mod comentariul tău este legat de subiectul nostru. Mă poți ajuta să văd această conexiune ori, dacă nu are nicio legătură, am putea stabili dacă și când abordăm acest subiect?” Spunând acest lucru verificați imediat legătura comentariului cu subiectul și s-ar putea să descoperiți că persoana respectivă are o gândire mai sistematizată decât ceilalți și a identificat o problemă importantă la care nimeni nu s-a gândit. Iar dacă recunoaște că nu este direct legat de subiect, dar are nevoie să fie discutată această problemă, acest lucru poate fi făcut altă dată și echipa poate stabili când. În acest fel se ajunge la decizii mai bune, o înțelegere mai bună, care ameliorează relațiile de muncă și reduce frustrarea pentru fiecare.

În peste treizeci de ani de lucru cu oamenii, am descoperit un set de reguli care pot ajuta echipele să-și îmbunătățească performanța, relațiile de muncă și bunăstarea individuală:

• Spuneți-vă părerea și puneți întrebări sincere. Acest lucru permite echipelor să treacă de la monologuri și argumente la o conversație prin care membrii pot înțelege punctul de vedere al fiecăruia și își pot manifesta curiozitatea în privința diferențelor de viziune.
• Partajați toate informațiile relevante. Acest lucru permite echipelor să dezvolte un set cuprinzător, comun de informații cu care să rezolve probleme și să ia decizii.
• Folosiți exemple specifice și fiți de acord asupra înțelesului cuvintelor importante. Acest lucru asigură folosirea acelorași cuvinte, cu același înțeles, de către toți membrii echipei.
• Explicați raționamentul și intenția. Acest luccru permite fiecăruia să vadă cum au ajuns ceilalți la concluzii și unde au păreri diferite.
• Concentrați-vă pe interese, nu pe poziții. Trecând de la argumentele despre soluții la identificarea nevoilor, care trebuie îndeplinite pentru a rezolva o problemă, reduceți conflictele contraproductive și măriți abilitățile de găsire a soluțiilor cu care se identifică întreaga echipă.
• Verificați presupunerile și interferențele. Acest lucru asigură luarea deciziilor pe baza unor informații valide în locul poveștilor individuale ale membrilor, despre ce cred și ce motivații au ceilalți.
• Proiectați împreună pașii următori. Acest lucru ajută la angajamentul tuturor de a avansa ca o echipă.
• Discutați problemele de nediscutat. Acest lucru face echipa să atace problemele importante, dar nediscutate, care amenință rezultatele și pot fi rezolvate doar în cadrul unei ședințe de echipă.

Dar chiar dacă echipa voastră are un set de reguli eficiente, ea însăși nu-și va spori eficiența decât dacă veți fi de acord asupra modului lor de utilizare. Și iată cum puteți face acest lucru:

• Puneți-vă de acord în mod explicit asupra regulilor și a înțelesului fiecăreia. Un set de comportamente nu devine al echipei până când fiecare membru al echipei nu este de acord să le folosească. Pentru asta, membrii echipei trebuie să discute și să dezvolte o înțelegere comună a ceea ce înseamnă aceste reguli. În acest fel creșteți șansele ca regulile să fie aplicate în mod consecvent și eficient în diferite situații.
• Dezvoltați o stare de spirit a echipei, congruentă cu regulile. Comportamentele pe care le folosește echipa sunt dirijate de starea de spirit, de valorile și presupunerile cu care operează. Dacă adoptați regulile de eficiență, dar operați cu o stare de spirit ineficientă, lucrurile nu vor merge bine. De exemplu, dacă veți presupune că aveți dreptate în privința intervenției de care am vorbit mai devreme și că aceasta este în  afara subiectului, nu-i veți verifica interferența. Îi veți spune pur și simplu colegului că nu e la subiect. Dar dacă veți presupune că s-ar putea să vă fi scăpat ceva ce el a văzut, veți fi curioși în privința conexiunii observate de acesta cu subiectul.
• Agreați că fiecare este responsabil să-i ajute pe ceilalți în utilizarea regulilor. Echipele sunt prea complexe pentru a vă aștepta ca numai liderul formal să poată observa de fiecare dată când unul dintre membri încalcă una dintre reguli. În echipele eficiente, toți membrii partajează această responsabilitate, ceea ce înseamnă că echipa trebuie să cadă de acord cum va interveni unul dintre membrii săi când vede pe cineva care nu utilizează una dintre reguli.
• Discutați modul în care utilizați regulile și cum pot fi îmbunătățite. Acordați-vă cinci minute la sfârșitul fiecărei ședințe pentru a discuta unde ați folosit corespunzător regulile și ce ar fi de ameliorat. Dacă aceste discuții au loc în afara echipei, înseamnă că nu construiți o echipă mai bună.

Regulile pentru ședințe sunt instrumente importante pentru îmbunătățirea procesului de lucru în echipă. Cu un set solid de comportamente și o aprobare explicită a înțelesului și utilizării lor, rezultatele echipei voastre vor fi mult mai bune.

Articole complementare:                                                                                                        

Cum puteți fi mai simpatic în exercitarea atribuțiilor de serviciu pentru a vă mări șansele de reușită

Descrierea unei misiuni de redresare reușite

Cum întoarceți în favoarea dumneavoastră un interviu de recrutare care merge prost?

Reguli de aur în definirea funcțiilor în organizație