Blog

Reuniunile sunt cruciale și totuși adesea hulite. Există impresia că se muncește, dar la sfârșit, cel mai adesea, se planifică una nouă. Pentru ședințe reușite decideți să preluați controlul. Acest lucru trece prin adevăruri care trebuie respectate, tehnici pentru a fi ascultat, întrebări pe care trebuie să vi le puneți și grenade de evitat.

Două adevăruri centrale de respectat

Conform studiilor realizate despre ședințe, se impun două principii:

• Participantul vrea să i se satisfacă așteptările: ordinea de zi este cheia de boltă, confirmarea că ceea ce se discută este cu adevărat ceea ce este prevăzut și dorit. Pentru că el detestă și se teme de ședință, cel mai important este să se fixeze un început și un sfârșit în termeni de timp și de conținut.
• Participantul vrea să simtă că prezența sa este crucială, deci trebuie să-l asigurați că va obține un profit pentru a-și îndeplini jobul. Înainte de a decide cine va participa, este mai bine să reflectați la interesul unei prezențe, iar odată în reuniune, confirmați prin anunțurile dumneavoastră pertinența participării tuturor.

Sfaturi pentru livrarea mesajului

Mijlocul de a străluci într-o ședință este de a o trata ca pe un discurs, formal sau informal, care poate fi întrerupt de o întrebare sau o intervenție și care nu trebuie să vă împiedice să vă continuați discursul. ȘI cele două sfaturi cele mai importante pentru a vorbi în public se aplică: fiți simplu, dezvoltați o idee principală de distilat într-o singură frază, pe care o adresați când doriți, iar al doilea sfat: fiți scurt, un timp de determinat care să fie suficient de lung pentru a fi tratat serios și destul de scurt pentru a păstra atenția participanților până la sfârșit.

Tehnici simple pentru a fi ascultat

Dacă vreți să fiți ascultat, puteți recurge la mai multe tehnici. Abordarea clasică constă în a spune ceea ce aveți de spus, iar la sfârșit să recapitulați. Puteți de asemenea introduce ideea principală, apoi să dezvoltați fondul, să descrieți punctele cheie și o argumentare completă, punct cu punct și să respingeți contra-argumentele. Puteți începe de asemenea printr-o afirmație puternică, dezvoltând în detaliu aspecte concrete, iar în concluzie să fabricați o poveste care lovește spiritele și îndeamnă la acțiune. Trebuie în orice caz să folosiți abordarea care vă convine și mai ales care dezvăluie, implicit sau explicit, emoția participanților. Fără a uita vreodată de claritate.

Evitați grenadele în ședințe

În ciuda clarității și a emoției, nu toată lumea poate fi atentă și trebuie să vă pregătiți și pentru bătăi de cap: căscaturi prost ascunse, mâzgăleli pe hârtie, telefoane aprinse în ciuda avertismentelor de la începutul ședinței și mai ales grenada căreia i se scoate inelul tocmai când vă pregătiți să trageți concluzia – ceea ce alții numesc întrebarea ucigătoare, absurdă, nepotrivită sau în mod voit provocatoare. O asemenea intervenție oprește buna derulare a reuniunii, riscă să-i anuleze elanul și să vă sape autoritatea. Este mai bine să aruncați grenada decât să explodați cu ea. Faceți ca și cum nu s-a întâmplat nimic. Livrați un mesaj important, reuniunea trebuie să rămână a dumneavoastră și tot ce-i aduce atingere este îndepărtat. Rămâneți concentrați pentru a vă duce afirmațiile până la capăt, iar apoi, dacă este nevoie, acordați-i timp intervenientului.

Condiții ideale de reușită

Este întotdeauna bine să vă amintiți regulile de bază pe care cu timpul le-ați putea uita:

• Mai devreme în cursul zilei este mai bine decât mai târziu;
• Mai puțini participanți sunt mai buni decât prea mulți;
• Atribuiți sarcini fiecăruia;
• Țintiți actorii potriviți din echipa dumneavoastră;
• O convocare eficientă sosește suficient de devreme, crează dorința dorința de a participa și precizează obiectul ședinței;
• Păstrați direcția pentru a vă atinge scopul;
• Reformulați pentru a fi înțeleși de toți;
• Stimulați participarea dând cuvântul tuturor;
• Respectați ordinea de zi;
• Recentrați subiectul cu tact;
• Faceți sinteze intermediare;
• Interziceți telefoanele, tabletele și laptop-urile;
• Permiteți participanților să-i taie cuvântul celui care monopolizează ori perturbă buna derulare a ordinii de zi;
• Organizați reuniunea în picioare pentru a-i scurta durata.

Cauzele cele mai frecvente ale eșecului

• Frevcvența prea ridicată sau „ședințomania”;
• O dată puțin propice;
• Participanți inadaptați sau prea numeroși, ori adaptați, dar absenți;
• O pregătire neglijentă;
• O ordine de zi neclară, supraîncărcată, imposibil de tratat în timpul prevăzut;
• O convocare tardivă;
• O lipsă de informații pentru a o pregăti;
• Un obiectiv vag;
• O ordine de zi ignorată, urmărită prost ori modificată în cursul ședinței;
• Participanți deranjați;
• O animație stăpânită prost;
• Reguli care nu sunt respectate.

Întrebări pe care trebuie să vi le puneți înainte de ședințe

• Va încetini ea oare procesul de decizie? Dacă da, optați pentru o alternativă.
• Va informa aceasta pur și simplu? Totul se poate face într-un mod asincron pe mail sau intranet/internet.
• Este aceasta destinată luării unei decizii? Decizia trebuie atunci propusă în ordinea de zi, discutată și fixată.
• Documentele de studiat au fost furnizate la timp?
• Trebuie recapitulat începutul ședinței pentru un întârziat? Niciodată, pentru a-l motiva să fie punctual data următoare.
• Trebuie autorizat un participant să-și decline participarea fără a se justifica? Da, cu cât sunt mai puțini participanți, cu atât e mai eficientă reuniunea, iar absenții nu au niciodată dreptate.
• Trebuie propuse date participanților? Acest lucru depinde de proiectul dumneavoastră. Autoritatea unei date propuse de dumneavoastră se poate impune, iar faptul de a consulta participanții în legătură cu o modalitate poate instaura un climat de ascultare și de concertare.

Articole complementare recomandate:

Cum distrugeţi motivarea colaboratorilor dumneavoastră

Sfaturi pentru crearea unui puternic flux de leadership

Manageri: cum să vă mențineți avantajul

Cum să vă exploatați mai bine echipa