Blog

Outsourcing-ul a fost văzut multă vreme ca un mod legitim și eficient de asigurarea a unui serviciu specializat făcând în același timp economie de costuri. Totuși, chiar prin natura lui, outsourcing-ul introduce un anumit nivel de risc în organizația clientului, care dacă nu este gestionat corect poate avea un impact negativ asupra afacerii acestuia.

Marea majoritate a greșelilor făcute în cazul subcontractorilor pot fi ușor evitate, iar riscurile asociate gestionate eficient. În mod ideal, clienții ar trebui să acorde suficient timp de la început, înainte de a angaja potențialii furnizori, pentru a defini așteptările, a lua în considerare performanța serviciului și cerințele, dar și o abordare a procesului de tranzacționare într-un stil metodic de la concepție la renegociere ori terminare. Aceasta ar trebui să permită clienților să înțeleagă și să elimine problemele potențiale înainte de a se concretiza. Iată mai jos câteva lecții învățate din greșeli frecvente.

Nu reduceți prețul excesiv

Există întotdeauna o tensiune între dorința clientului de a genera economii de costuri încă din prima zi și dorința furnizorului de a obține înțelegerea și de a-și proteja în continuare profitabilitatea. A împinge puternic încă de la început prețul în jos poate părea o abordare corectă în negociere, dar poate fi contraproductivă. Conform experienței mele, înțelegerile echilibrate și care reprezintă o relație benefică pentru ambele părți sunt mai puțin înclinate să creeze necazuri și să dea naștere unor dispute.

Păstrați așteptări realiste

Mulți clienți cred că încredințarea unei zone cu „probleme” unui furnizor reprezintă un „panaceu universal” și rezolvă toate aceste probleme peste noapte. În general lucrurile nu se petrec așa. Unui furnizor îi trebuie timp pentru a-și implementa modul de lucru mai structurat, pentru a ameliora competențele forței de muncă transferate și, acolo unde este cazul, de a moderniza tehnologia și a transforma mediul de lucru.

Cum arată o „afacere bună”

Mulți clienți vor angaja furnizorii potențiali fără a clarifica complet scopul activității propuse a fi externalizată. Fără un scop bine definit este imposibil de evaluat cu acuratețe ce este inclus în propunerea furnizorului. Un client trebuie să dezvolte și să documenteze un scop clar al afacerii, identificând precis ce activități sunt incluse și să măsoare și să înregistreze nivelul actual al serviciului primit. Abia după aceea poate crea o presiune competițională invitând un număr de furnizori să liciteze pentru acel serviciu și să compare fiecare propunere în funcție de o bază comună.

Lipsa înțelegerii costurilor existente

Este esențial pentru un client să-și înțeleagă propriile costuri asociate funcției pe care își propune să o externalizeze. Acestea ar trebui să includă costuri directe și indirecte. Fără această informație, evaluarea corectă a competitivității furnizorilor este imposibilă și nu se pot stabili nici posibilele beneficii de realizat. Creați un model financiar care oglindește poziția actuală și folosiți-l pentru evaluarea propunerii financiare a fiecărui furnizor.

Nu vă grăbiți prea tare cu eliminările

O dată creat mediul competitiv, clienții trebuie să reziste tentației de a face eliminările prea devreme. Un furnizor poate sugera că o selecție rapidă accelerează termenele și permite obținerea unei afaceri mai bune. Totuși, clientul nu ar trebui să facă eliminările înainte de a agrea în scris toți termenii materiali cu furnizorul preferat. Chiar și după ce au luat decizia, clienții ar trebui să țină „cald” unul dintre ceilalți furnizori, astfel încât să poată fi readus în proces dacă este nevoie.

Priviți spre viitor

Atât clienții cât și furnizorii trebuie să admită că de-a lungul ciclului de viață a unui contract anumite evenimente neprevăzute ori avansuri tehnologice semnificative pot avea un impact material asupra cererii unui serviciu, atât în termeni de volum cât și de natura serviciului în sine.

Digitalizarea, automatizarea și tehnologiile disruptive au deja un impact major asupra tranzacțiilor IT și de externalizare. O schimbare clară se produce pornind de la furnizorii globali care până ieri dominau piața cu servicii complete. Clienții separă acum achizițiile de servicii și aleg mai mulți furnizori mai mici pentru câte un singur serviciu în dauna celor globali. Un contract pe termen lung „bătut în cuie” nu va mai fi potrivit scopului, va fi dificil de operat și, inevitabil, mai scump.

Totuși, contractele trebuie să fie astfel făcute încât să dea ambelor părți mai multă flexibilitate decât înainte. De exemplu, obținerea unui cost mai mic pe unitate prin garantarea unui venit minim poate părea fezabil din punct de vedere economic la început, dar dacă cererea pentru respectivul serviciu scade sub venitul minim, atunci acesta va deveni nesustenabil.

Soluțiile incluzând „inginerii financiare”, care implică de obicei prețuri mai mici pentru furnizori în primii ani și mărirea acestora în ultimii, sunt de asemenea de evitat pentru că vor limita flexibilitatea, mai ales în cazul unei anulări timpurii a contractului.

De asemenea luând în considerare multitudinea surselor de aprovizionare, clienții ar trebui să evite garantarea exclusivității pentru un singur furnizor de servicii.

La fel, orice penalități de terminare a contractului trebuie limitate la costurile angajate, adică acele costuri pe care furnizorul nu le poate evita în caz de anulare prematură și cele cu subcontractanții, și să nu includă niciun element legat de pierderea veniturilor sau profitului.

Această flexibilitate avansată în cadrul contractelor de outsourcing și creșterea numărului surselor de aprovizionare înseamnă că eficiența contractului va deveni mai critică ca niciodată pentru succesul externalizării, cu furnizorii oferind servicii specializate de integrare a activităților ca o competență de bază.

Alte articole recomandate:

Principiile managementului echitabil

Vor transforma freelancer-ii economia?

Este oare necesară schimbarea culturii organizaționale?

De ce este atât de mare rezistența angajaților la schimbare?