Despre optimizarea meetingurilor online
Meetingurile vă pot dezechilibra. Din propria experiență, dar și din diferite articole și studii de management și psihologie pe care le-am citit, se pare că se aplică în cadrul acestor întâlniri online șabloane de genul:
- Cine vorbește primul fixează de obicei direcția conversației.
- Cei mai puternici, mai extravertiți preiau un timp de emisie disproporționat, primesc meritele, afirmațiile lor sunt luate de bune și îi întrerup frecvent pe ceilalți.
- Cu cât este mai mare grupul cu atât mai puțin sens are conversația și cu atât mai mică este probabilitatea de a reuși să o aducem către una utilă, în grupuri mai mici, pentru că acest lucru consumă timp.
- Informațiile cheie au o probabilitate mai mică de a fi partajate atunci când sunt deja cunoscute de către unii dintre participanți, iar cele mai puțin cunoscute, dar importante, nici atât.
- Tot ce am făcut în întâlnirea precedentă va fi repetat și în cea următoare.
Rezultatul este predictibil: o întâlnire inutilă, care nu mai interesează pe nimeni!
Și totuși poate fi mai bine, oricât nu mi-ar plăcea mie ședințele… Există totuși modalități de a le face mai utile și mai participative și este chiar mai ușor să facem asta pe o platformă virtuală. Vă prezint mai jos mai multe modalități pentru a face asta.
Numiți un facilitator
Prea multe persoane într-o întâlnire duc la pierderi de timp atunci când nu e nimeni la conducere. În cadrul platformelor virtuale există o gazdă desemnată clar. Folosiți această clarificare pentru a stabili un facilitator care va echilibra alocarea timpului și va da perspectivă discuției.
Lărgiți perspectiva
Și apropos de perspectivă, de ce să vorbiți despre clienți, dacă aveți deja unii cu voi în întâlnire? Sau de ce să presupuneți ce cred angajații, când îi aveți acolo și își pot împărtăși gândurile?
Folosiți-vă de avantajul formatului virtual pentru a ieși dintr-o rețea omogenă, care definește locurile de muncă și influențează ierarhiile organizaționale, comunitățile și cercurile sociale, pentru a obține o perspectivă mai largă.
Puneți nume și fețe
Pe multe platforme, numele fiecărui participant este vizibil. Acest lucru crează oportunitatea de a învăța numele persoanelor și de a le asocia cu o imagine. Și fiecare își poate alege prenumele sau porecla preferată!
Citiți grupul
Multe platforme oferă modalități pentru a lua pulsul întâlnirii. Propuneți grupului un sondaj, care poate fi anonim sau nu. Acest lucru vă permite să-i citiți pe cei prezenți și le permite participanților să-și asume poziții mai puțin populare, fără a fi nevoie să treacă verbal prin asta, cristalizându-se în acest fel o opinie majoritară. Partajarea rezultatului sondajului poate schimba atitudinea grupului instantaneu, prin dezvăluirea unei perspective până atunci invizibile.
Lansați mai multe idei în același timp
În cadrul întâlnirilor virtuale, puteți pune mai multe idei pe masă simultan, punând întrebări la care participanții pot răspunde pe chat. Apoi facilitatorul poate apela la oameni pentru discuție. Trebuie însă să țineți cont că mulți oameni au dificultăți în a asculta și a scrie în același timp. Așa că ar trebui să le lăsați un interval de timp pentru a-și scrie răspunsurile.
Puneți înregisatrările și transcrierile la dispoziția participanților
Luați în considerare funcția de înregistrare pentru a-i susține pe cei care și-ar dori să asculte altădată sau cu opțiunea de a face pauze. De exemplu, persoanele care trebuie să aibă grijă de copii sau care au și alte responsabilități, în special femeile, s-ar putea să trebuiască să execute mai multe sarcini în același timp. Înregistrările le vor permite să asculte mai târziu și să înțeleagă fără a-i bate pe alții la cap. Sigur, înregistrarea s-ar putea să-i deranjeze pe unii sau să creeze anumite probleme, de aceea e bine să aveți permisiunea participanților pentru a înregistra.
Subtitrarea
Anumite platforme oferă subtitrare automată, care poate fi utilă în anumite circumstanțe, cum ar fi participarea unor persoane cu probleme de auz, a unor persoane care nu înțeleg perfect limba în care se vorbește sau atunci când unii dintre participanți încearcă să blocheze anumite zgomote de fond. Această opțiune ar putea să nu se activeze automat, așa încât s-ar putea să fiți nevoiți să faceți câteva cercetări referitoare la ea. De asemenea, acuratețea ei lasă mult de dorit. Trebuie deci să-i înțelegeți limitele și să editați textul ulterior.
Crearea unor grupuri mai mici de lucru
Discuțiile în grupuri mai mici sunt o modalitate excelentă pentru îmbunătățirea performanței și relațiilor în interiorul echipei. În lumea virtuală acest lucru se poate face cu un simplu click. Separarea ședinței principale în grupuri de lucru mai mici poate contribui la aplatizarea diferențelor și la dispariția limitărilor. Cheia succesului acestor discuții este dată de existența unor instrucțiuni clare referitoare la timp, scop și livrabile (dacă există). Nu este necesar să existe discuții fără sens în grupuri mari.
Practicați citirea mesajelor non-verbale
Forlosiți meetingurile virtuale pentru a vă ascuți aptitudinile de citire a mesajelor non-verbale. Veți fi uimiți să înțelegeți ceea ce specialiștii acestui domeniu știu de mult: cuvintele reprezintă doar o mică parte din ceea ce comunicăm. În lumea reală nu-i frumos să te zgâiești la oameni în timp ce încerci să le înțelegi reacțiile non-verbale. În lumea virtuală, nu observă nimeni.
Rămâneți în public și priviți grupul. Trimiteți cuiva un mesaj privat pe chat și observați-l atunci când îl citește. Spuneți o glumă și fiți atenți cum reacționează lumea. Ascultați o argumentație și priviți-i pe unii cum se ploconesc. Observați impactul anumitor întorsături de frază asupra colegilor marginalizați. Apoi folosiți-vă de ceea ce ați observat pentru a lua atitudine ca aliat. Dar este important să fiți doar curioși și nu enervanți prin observațiile voastre.
Verificați încă o dată și dați-i drumul
Nu ați avut niciodată atâta libertate în a spune „hai să mai facem o dată”. Mai mult decât oricând am fost obligați să învățăm din mers. Așa că întrebați-i în mod proactiv pe ceilalți care sunt provocările lor care-i împiedică să fie motivați, oferindu-le sfaturi și câștigându-le respectul în meetingurile virtuale.
Tsedal Neeley, profesor la Harvard Business School, autoare a cărții „Remote Work Revolution”, are un sfat înțelept pentru noi. Ea ne propune să ne „relansăm” echipele virtuale ca o modalitate de a ajuta pe fiecare să se orienteze în noua realitate.
Am pierdut fără îndoială multe, foarte multe în această nouă lume virtuală. Îmi lipsesc oamenii care spuneau o poveste la unison. Tânjesc după un contact vizual întâmplător, oricât de ciudat ar putea părea uneori.
Și totuși, în același timp, sunt enorm de multe lucruri de câștigat în lumea virtuală. Există modalități de a stimula incluziunea într-o întâlnire virtuală care nu sunt disponibile față în față. Încercați una sau două dintre aceste idei în meetingurile voastre virtuale viitoare. Meetingurile mai primitoare sunt mai bune!
Articole complementare:
Cuvintele clienților vă construiesc brandul
Un secret al managementului: satisfacerea setei de recunoaștere
