5 sfaturi pentru conducerea unor ședințe mai eficiente
Ședințele pot fi extraordinar de benefice atunci când aduc un grup de oameni împreună, iar aceștia identifică anumite acțiuni și apoi le duc la bun sfârșit. Dar ei pot pur și simplu să vorbească, cu multe cuvinte și prea puțină acțiune. Probabil am participat cu toții la amândouă, iar impresia mea este că ultimele sunt mai frecvente. Deci ce puteți face pentru a conduce mult mai eficient ședințele?
Conștientizați de ce țineți acea ședință
Este evident că trebuie să aibă un scop, dar veți fi surprinși de numărul ședințelor care au loc fără un scop sau un rezultat clar. Gândiți-vă la ședințele la care participați. Este limpede ca cristalul pentru dumneavoastră și pentru ceilalți ce vreți să obțineți cu această ședință? Dacă nu, ce ați putea face pentru asta?
Estimați costul unei ședințe
Nimic nu ascute mai bine mintea ca lucrul legat de costul unei ședințe. Pe vremea când lucram în servicii profesionale, arareori aveam ședințe care nu erau legate de clienți. De ce? Pentru că fiecare oră pe care o petreceam într-o ședință care nu era legată de clienți echivala cu o pierdere de venit și de profit. Dacă aveți zece oameni la o ședință care sunt facturați cu o anumită sumă pe oră clienților și ședința durează două ore, atunci înmulțiți numărul lor cu suma pe care nu ați facturat-o și aflați pierderea de venit potențială. Iar în perioade când economia se contractă devine și mai important să vă uitați la costul integral al unei ședințe interne.
Existența unei agende
Asigurați-vă că fiecare ședință are o agendă și că există un proces clar și un termen limită pentru completarea agendei. Acest lucru îi poate forța pe cei care participă să vină pregătiți. Iar dacă nu se adună suficiente puncte pe ordinea de zi până la termenul limită, pur și simplu anulați ședința.
Limitați materialele care pot fi prezentate
Obțineți materialele și rapoartele cu cel puțin o săptămână înainte de ședință și expuneți foarte clar că pot fi acceptate doar dacă este ceva critic pentru afaceri. Prin ceva critic, înțeleg o urgență sau un eveniment neașteptat de care nu știa nimeni atunci când a fost anunțată întâlnirea și nu ceva ce se datorează unei lipse de planificare a unei persoane care vrea sp ridice o problemă.
Luați în considerare și întâlnirile virtuale
Deja ne-am obișnuit în perioada asta cu întâlnirile virtuale. Și probabil că ați observat că durează mai puțin și de cele mai multe ori sunt mai productive decât cele față în față. În plus, pentru acestea timpii de deplasare nu există. Voi la ce întâlniri față în față ați fost care au fost mai eficiente decât cele virtuale?
Ședințele vor fi necesare din când în când. Obiectivul vostru pentru fiecare întâlnire trebuie să fie de a maximiza rezultatele și de a minimiza costurile. Așa că ar trebui să vă gândiți ce ați putea face pentru a conduce mai eficient ședințele?
Alte articole pe care poate nu le-ați citit:
Amânarea sau împingerea bunăvoinței pe mâine
Cele 2 capcane ale ascultării pentru directori
