Blog

Ați câștiga timp și bani. Jason Fried, fondator și CEO al Basecamp, este categoric: ședințele trebuie suprimate.

16 ani petrecuți în ședințe de către un angajat

Angajații au două obstacole fundamentale în gestionarea propriului timp: managerii și întâlnirile (ședințele). Manageri, voi sunteți plătiți pentru a întrerupe persoanele care lucrează în echipele voastre. Ședințele împing de asemenea persoanele la muncă, să obțină rezultate oriunde cu excepția locului de muncă! Ei navighează pe net sau pe twitter așteptând să treacă la treabă. În final, majoritatea persoanelor, în special cele creative, produc în afara zidurilor întreprinderii: în mașină, la ei sau în altă parte. Pentru a îndrepta acest lucru, Jason Fried propune eliminarea ședințelor. Majoritatea managerilor pe care i-am întâlnit sunt sătui de ședințe. Interminabile, inutile, în momente nepotrivite și plictisitoare, ședințele sunt demotivante și nu-i implică.

Suprimarea a 80% din ședințe

Acestea fiind zise, nu cunosc niciun manager care să facă campanie în favoarea suprimării ședințelor. „Oricum ședințele sunt utile. Cum să faci altfel să avanseze proiectele?” Ce e de făcut? Un angajat petrece în medie în ședințe 16 ani din viața sa activă, conform unui articol din Le Figaro, care se raportează la un sondaj al cabinetului Perfony. Pierdere de timp, dar și de bani, costul anual al unei ședințe săptămânale pentru 200 de persoane s-ar apropia de un milion de euro! Eu vă propun următoarea rețetă, de aplicat în perioadele estivale: profitați de vacanțe pentru a suprima 80% din ședințe. A observat cineva diferența? Pentru cele 20% care vă rămân, îndrăzniți să aveți o durată maximă de 20 de minute. Și căutați cele mai bune practici pentru a le face eficiente. Faceți o analiză în fiecare săptămână: care sunt ședințele indispensabile? Este un lucru realist ceea ce vă propun? Încercați!

Reguli pentru reușita unei ședințe

Ședința trebuie să vizeze eficiența și productivitatea conform dinamicii grupului. Pentru ședințele pe care nu le-ați eliminat, este mai bine să le pregătiți și să urmăriți elementele de bază ale reușitei unei ședințe:

• Fixați o temă și un obiectiv: informare, schimb, negociere, decizie, rezolvare;
• Numiți un responsabil pentru organizarea ședinței;
• Stabiliți un loc adaptat pentru ședință;
• Definiți o ordine de zi precisă;
• Trimiteți o sinteză a documentelor necesare;
• Pregătiți-vă intervenția (slide-uri, video etc.);
• Începeți la timp fără a-i aștepta pe întârziați;
• La începutul ședinței, reformulați subiectul și ordinea de zi;
• Desemnați-l pe cel care ia notițe și face un proces verbal;
• Dați cuvântul pe rând participanților;
• Aveți grijă ca fiecare să se poată exprima;
• La sfârșit enunțați deciziile luate și validați-le cu participanții;
• Indicați data la care va fi comunicat procesul verbal;
• Trimiteți-l participanților pentru validarea conținutului și a deciziilor.

„A se reuni este un început; a rămâne împreună este un progres; a lucra împreună este un succes.” – Henry Ford.

Alte articole complementare:

Leadership-ul nu este un joc al clonelor

De ce inocularea unei culturi a recunoștinței este rentabilă

Să transformăm eșecurile într-o sursă a reușitei

Cum îi incitați pe colaboratori să vă urmeze