Blog

Aveți idee ce imagine transmiteți prin mesajele dumneavoastră de mail? Fără inflexiunile vocii și semnele de pe fața corespondenților dumneavoastră este dificil să interpretați cum vă simt atunci când vă citesc mesajele. Cu atât mai mult cu cât, dacă nu sunteți atent, un cuvânt vă poate atrage într-o capcană prin sensul său dublu și să vă facă mesajul ambiguu, interpretabil în diferite moduri, fără să vă fi dorit acest lucru. Iată cum să vă faceți comunicația prin e-mail clară și percutantă.

Accentuați ceea ce este pozitiv

În ansamblu, alegerea cuvintelor marchează tonalitatea comunicației dumneavoastră. Dacă alegeți cuvinte și fraze negative, e-mail-urile dumneavoastră pot fi percepute ca fiind laconice, condescendente, pesimiste sau puțin angajante. Negativitatea nu este niciodată bună. Ea trimite unde negative. Chiar dacă vă simțiți negativ într-o anumită situație, puteți întotdeauna să vă transformați e-mail-urile în termeni mai pozitivi care creează răspunsuri mai bune. Trebuie să interziceți expresiile sau cuvintele cum ar fi „păcat”, „eroare”, „a eșua”, „imposibil”, „fără valoare”, „pierdere”, „problemă”, „a refuza”, „a opri”, „incapabil să”, „din nefericire”, „niciodată”, „incapacitate”… de fapt toate conotațiile negative. De exemplu fraza următoare: „Din nefericire, se dovedește imposibil să vă facem livrarea la timp datorită problemelor întâmpinate care stau la originea acestei întârzieri”, poate deveni mai acceptabilă golind-o de aceste cuvinte negative pentru a transmite aceeași informație într-o manieră mai pozitivă, cum ar fi: „Facem toate eforturile pentru a termina lucrările pentru firma dumneavoastră la o nouă dată pentru a vă garanta un maxim de calitate.” Totul este în cuvintele pe care le alegeți și care vă transmit tonul sau starea de spirit. Cel mai important este să vă transmiteți mesajul utilizând termeni pozitivi ca „avantaj”, „este preferabil să”, „progres”, „calitate”, „succes” și „prețios”.

Faceți mai curând decât să nu faceți

Mijlocul cel mai sigur pentru a cădea în capcana negativității este de a începe enumerând acțiunile sau componentele care nu trebuie făcute sau adoptate. „Să nu întârzii la ședință” în loc de „să ajungi la timp” sau „să nu uiți” în loc de „să-ți amintești”. În loc să spuneți celorlalți ce nu trebuie să facă, formulați mai bine ce trebuie să facă. În loc de „nu difuzați această informație” preferați „contez pe discreția dumneavoastră”, sau în loc de „să nu întârziați” optați pentru „vă rog să ajungeți la ședință cu 5 minute mai devreme.” Într-o manieră generală suntem mai înclinați să răspundem unei cereri pozitive decât la o interdicție sau o remarcă negativă referitoare la un comportament.

Incriminați faptele nu persoanele

Dacă aflați că un colaborator vă interpretează adesea greșit e-mail-urile, aveți interesul să fiți explicit. Nu este nimic greșit în a spune cu adevărat ceea ce simțiți atunci când comunicați cu colegii, în special cu cei cu care întrețineți o relație bună. De exemplu, decât să utilizați o formulare negativă într-un mesaj a-propos de un coleg pe care îl considerați ineficient într-un proiect, puteți incrimina instrumentele pe care le folosește în acest proiect, termenele de realizare și să vă referiți la următoarea ședință în cursul căreia acest subiect va fi analizat. În acest fel destinatarul poate să înțeleagă că nu sunteți mulțumit, dar că situația depinde de alți factori decât acțiunile sale sau comportamentul. Evitați astfel ca el să se simtă ofensat și să vină la ședință cu un spirit negativ și pus pe harță.

Alte articole recomandate:

Idei inovatoare pentru motivarea și fidelizarea salariaților

Câteodată e bine să fii agasant…

16 mituri despre investițiile bune

Neuroștiința în serviciul managementului și leadership-ului