Blog

În calitate de manager, trebuie să fiţi gata să răspundeţi la întrebări mai mult decât să puneţi dumneavoastră unele. Dacă ezitaţi să o faceţi, se va spune că nu sunteţi prea cooperant, că ignoraţi răspunsul, că nu stăpâniţi subiectul, că vă lipseşte încrederea sau, în cel mai rău caz, lipsa răspunsului dumneavoastră va fi considerată ca o formă de aroganţă. Iată câteva repere pentru a nu fi prins descoperit.

O alegere potrivită a cuvintelor

Trebuie să alegeţi cuvinte care frapează prin precizia şi claritatea lor. Ascultaţi atent întrebarea, ce conţine şi, adesea, ce ascunde ea. Păstraţi-vă calmul, o voce aşezată şi figura cât mai destinsă posibil. Luaţi-vă obiceiul de a răspunde la întrebări într-un mod simplu, concis, cu sinceritate, orientându-vă răspunsul asupra audienţei. Fără prea multe cuvinte, dar cu cuvinte potrivite. Şi structuraţi-vă bine răspunsurile, cu fraze complete, cu început şi sfârşit, conţinând de fiecare dată o singură idee importantă sau un concept dominant.

Rodaţi-vă bine răspunsurile

Pe subiecte importante sau complexe legate de meseria dumneavoastră sau de subiectul dumneavoastră de predilecţie, puteţi anticipa întrebările dificile şi delicate care vă pot fi puse. Înainte de a ajunge pe făraş, antrenaţi-vă să răspundeţi cât mai spontan, reflectaţi bine la pertinenţa cuvintelor dumneavoastră, la ceea ce trebuie sau puteţi răspunde mai bine. Repetaţi mental aceste răspunsuri şi, în funcţie de importanţă, înregistraţi-vă şi ascultaţi pentru a le măsura impactul asupra auditoriului şi maniera în care ar putea reacţiona. Iar în acest moment realizaţi corecturile sau adăugirile pentru a obţine mai uşor reacţia pe care o doriţi.

Testaţi-vă răspunsurile şi efectele lor

Conotaţia, toate celelalte sensuri sau cele implicite ale unui cuvânt, dă sens cuvintelor în funcţie de context, de limbă, de referinţele culturale. Inspiraţi-vă din instrucţiunile date piloţilor de linie, care au fost învăţaţi să aleagă cuvintele care minimizează anxietatea călătorilor. Ei utilizează de exemplu „noua oră de sosire este…” în locul expresiei „sfârşitul călătoriei dumneavoastră”. Şi cuvântul „poartă” va fi preferat faţă de „terminal”, iar „destinaţie” dă mai bine decât „destinaţie finală”. Atenţie la conotaţia cuvintelor pe care le folosiţi. Un cuvânt are un sens indus de o valoare culturală sau morală. De exemplu, albul este asociat cu moartea de o persoană de cultură africană, în timp ce pentru un european această culoare este negrul.

Alegeţi cuvinte descriptive

Acestea au propriul lor limbaj corporal. Va fi mult mai percutant să afirmaţi „Noi lucrăm în armonie” decât „Noi lucrăm bine împreună”. Dacă nu cunoaşteţi răspunsul este mai bine să anunţaţi de la început că nu veţi răspunde la această întrebare. Nu foloseşte la nimic să vă faceţi că ştiţi şi că veţi răspunde mai târziu. Riscaţi să înşelaţi aşteptările şi să decepţionaţi până la urmă. În toate cazutile în care sunteţi prinşi nepregătiţi, destabilizaţi de o întrebare, dezorganizaţi în elaborarea unui răspuns, preferaţi răspunsul „Nu ştiu, dar mă voi interesa”, care opreşte scurt orice altă întrebare pe acel subiect şi reasigură audienţa de motivaţia dumneavoastră.

Răspunsurile prin „da” sau „nu”

„Da” şi „nu” sunt răspunsuri acceptabile la aproape orice întrebare. Ele evită eventualele critici suscitate de un răspuns întârziat. Puteţi să nu răspundeţi dacă nu ştiţi cum, aşa cum nici ei nu sunt obligaţi să vă răspundă, dar acest lucru riscă să frâneze sau să oprească discuţia. „Voi sări peste această întrebare” este un alt răspuns care merge uneori. Este mai simplu decât să utilizaţi arta de a nu răspunde, ca oamenii politici stigmatizaţi de fostul consilier de la Casa Albă, George Stephanopoulos, care declară: „Regula fundamentală este de a include ceea ce vreţi să spuneţi în răspuns, indiferent de întrebarea care a fost pusă.” Dacă vi se pune în continuare aceeaşi întrebare, înseamnă că nu aţi răspuns corect. A vă termina răspunsul întrebându-vă interlocutorul dacă i-aţi răspuns la întrebare vă permite circumscrierea corectă a subiectului şi eventual completarea răspunsului. Trebuie să aveţi grijă ca schimbul dumneavoastră să nu se transforme într-un interviu. Fiţi atent la întrebări şi la răspunsurile care vi se dau. Trebuie să înţelegeţi interesele şi priorităţile publicului dumneavoastră pentru a personaliza şi a ascuţi mai bine răspunsurile dumneavoastră. Faceţi dacă este nevoie o întoarcere înapoi la întrebarea pe care aţi lăsat-o în suspensie. Fraza „Un punct pe care nu l-am explicat poate corespunzător…” arată că ascultaţi, vă amintiţi întrebarea şi vă asumaţi responsabilitatea de a răspunde la ceea ce vi s-a cerut.

Alte articole recomandate:

Timpul de lucru și lupta cu timpul

Despre echilibru în managementul schimbării

Cum vă gestionați timpul ca freelancer?

Vechile modele de business se transformă în era digitală