Arta managementului prin întrebări
Pentru a fi un bun manager trebuie să reușești să te poziționezi corect față de mediul înconjurător, de organizație, de echipă, indiferent de sectorul de activitate. Una dintre cheile de boltă ale succesului sunt întrebările sistematice.
Să înțelegi pentru a responsabiliza
Conduceți-vă colaboratorii punându-le întrebări. Aceasta vă va permite o mai bună înțelegere a situației, a dificultăților pe care le întâmpină, a metodelor utilizate și a impactului acțiunilor lor. Veți primi astfel informații care vă vor permite să faceți o analiză corectă a competențelor și să-i puteți ajuta în dezvoltarea personală, înțelegând beneficiile și lipsurile acțiunilor lor. În plus, îmbunătățindu-vă capacitatea de ascultare deveniți mai reactiv și mai eficient în găsirea soluțiilor pentru fiecare situație.
Acest lucru evită forțarea echipelor să vă accepte punctul de vedere. Întâi primiți-l pe al lor pentru a-i ajuta să avanseze pe calea conștientizării acțiunilor și a însușirii proiectului, a ceea ce trebuie făcut. Se evită astfel repetarea greșelilor, pentru că a înșelege de ce o sarcină este realizată greșit este mai productiv decât a da noi sarcini fără a înțelege ce s-a întâmplat deja. Prin urmare se realizează o responsabilizare și o mobilizare. Echipele vor fi mai implicate, mai ales că vor avea impresia că au găsit singure soluția. Se simt ascultate. Părerea lor contează. Este o modalitate de a recunoaște ceea ce au făcut. A le pune întrebări va permite de asemenea evitarea unor conflicte izvorâte din neînțelegerea acțiunilor fiecăruia sau chiar dezamorsarea situațiilor tensionate ori a conflictelor.
Evident a pune întrebări merge mână în mână cu a asculta și trebuie dezvoltată postura de manager-coach. Unul dintre colaboratori nu a terminat un proiect sau a comis o eroare? Încercați clarificarea situației înainte de a-i expune părerea dumneavoastră sau de a-i da sarcini noi.
Cum reușim punând întrebările
Pentru a reuși trebuie evitate anumite erori de poziționare. Evitați întrebările prea închise sau cele în care ați strecurat deja răspunsul dorit. Aceasta riscă să dea impresia colaboratorului că îi orientați răspunsul sau chiar că îl controlați. Ar fi contraproductiv și nu ar aduce decât tensiuni suplimentare și blocaje. De asemenea evitați întrebările în care vă exprimați propria părere despre situație, cum ar fi: “dacă am înțeles eu bine, acest client n-a răspuns pentru că nu i-ați trimis dosarul corect?”
E o formă specială de întrebare inductivă care include concluzia. Aceasta vă pune într-un rol de cenzor sau de inspector care nu favorizează creșterea încrederii și nici trecerea la acțiune a colaboratorului. Alegeți momentul portivit pentru a pune întrebările. Momentele “la cald” sunt uneori prea tensionate. Întrebările riscă să vă exprime agasarea sau nerăbdarea. Luați o anumită distanță înainte de a intra în discuție. Rămâneți de asemenea binevoitor. Întrebările nu sunt o armă.
În fine, evitați să puneți întrebări fără să ascultați răspunsul. Aceasta n-ar face decât să crească animozitatea și neîncrederea. Trebuie să exersați și să încercați în fiecare situație tensionată sau dificilă să puneți întrebările potrivite. Veți observa, după un pic de practica, impactul pozitiv al acestei posturi asupra echipelor.
Articole complementare pe care vă invit să le citiți:
Resuscitarea artei de a pune întrebări
Management prin intermediul chestionarelor sistemice
