Blog

Prea des simțiți că vă scade productivitatea atunci când lucrați multe ore. Studiile demonstrează că pentru a fi productivi nu trebuie să munciți mai mult sau mai dur, ci mai inteligent. În topul activităților cronofage se află verificarea telefonului la fiecare 5 minute și a e-mail-ului la fiecare 10 minute. Haideți să descoperim tehnici simple pentru a rămâne concentrat în timpul orelor de muncă, cum vă puteți diminua timpul necesar îndeplinirii sarcinilor pentru a face altceva, să vă părăsiți biroul mai devreme și să dispuneți de mai mult timp pentru dumneavoastră.

Venirea mai devreme la birou

O idee simplă și bătrână ca lumea însăși: „Viitorul îi aparține celui care se trezește devreme.” Dimineața devreme, când totul este calm și energia este ridicată, este un moment excepțional pentru productivitate. Anumite persoane recunosc că își pot termina ziua de lucru cu două ore mai devreme dacă adaugă una singură la început. A avea un avans asupra celorlalți, a vă pregăti ziua, o o organiza, a o face într-un moment în care nimeni nu vă poate deranja este în mod deosebit rentabil și satisfăcător.

A rămâne concentrat

Vechea regulă conform căreia 20% din munca dumneavoastră produce 80% din rezultate este verificabilă în fiecare zi. Antrenați-vă să ignorați cauzele distracției, pornind de la principiul că nu aveți nevoie să răspundeți la orice. Uitați de inbox, telefon, apeluri. Nimic nu este mai important decât sarcina de îndeplinit. Tratați-vă timpul direcționat și dați dovadă de sobrietate în acest demers.

Ierarhizați-vă prioritățile

Avem cu toții tendința de a fi atrași ca de un magnet de sarcinile agreabile și ușoare, în timp ce eficiența recomandă să începem cu ceea ce este mai important, agreabil sau nu. Unii consideră că datoria constă în sarcinile care nu-i atrag. Vă puteți clasa activitățile după metoda clasică în trei categorii:

• Activități importante și urgente, pe care trebuie să le executați dumneavoastră imediat;
• Activități importante și puțin urgente, pe care le puteți amâna sau delega;
• Activități urgente și puțin importante, pe care trebuie să le executați dumneavoastră sau să le delegați rapid.

A spune nu multitasking-ului

Atunci când faceți 10 lucruri în același timp, veți sfârși prin a nu face nicunul corect. Multitasking-ul încetinește și împiedică stocarea corectă a informațiilor. Adesea trebuie să reveniți, să recitiți un document sau să refaceți ceva. Decât să vă împrăștiați, faceți un singur lucru o dată, concentrați-vă asupra lui și făceți-l bine.

Gestionați întreruperile

Fiecare întrerupere, chiar scurtă, vă face să pierdeți timp. Ea vă oprește și vă obligă să petreceți un timp pentru reluarea muncii cu o scădere a concentrării. În măsura posibilului, limitați-vă accesibilitatea, stabiliți niște ore în care puteți fi consultat cu întrebări și probleme și păstrați restul timpului pentru obiectivele personale.

Îmblânziți-vă cutia poștală

Ați constatat deja cât de cronofagă este mesageria. Nu ține decât de dumneavoastră să economisiți timp evitând toate distracțiile posibile, grație măsurilor de salvare foarte simple și foarte utile:

• Planificați momentele în care vă verificați mesajele și răspundeți la ele, în mod ideal în timpul perioadelor mai puțin productive;
• Indicați orarele de lectură și întârzierea răspunsurilor;
• Creați-vă dosare „urgent” și „de citit mai târziu” pentru tratamentul mailurilor;
• Dezactivați notificările;
• Suprimați tot ce nu este necesar;
• Păstrați mesageria închisă pentru a nu fi tentat să o verificați fără încetare.

Organizarea

Organizarea este un mijloc puternic de a găsi timp în timpul zilei. Merită să investiți câteva ore pentru a vă organiza și a crea procese care vă vor ajuta să stăpâniți gestiunea timpului dumneavoastră. Vă puteți inspira din sistemul 5S, inventat pentru ateliere, care se aplică în servicii și birouri, având ca beneficii scăderea pierderilor materiale, a accidentelor, un mediu de lucru mai agreabil, o deschidere spre metode de calitate mai elaborate:

Seiri pentru triere: în spațiul dumneavoastră eliminați tot ce nu vă folosește (înghesuială, hârțogăraie, mailuri, cărți, procese), tot ceea ce este inutil și vă împiedică să munciți corect.

Seiton pentru a face ordine: o dată ce vă rămâne doar ceea ce aveți nevoie, puneți-vă lucrurile într-o ordine ușor de accesat.

Seiso pentru curățenia sistematică: păstrați-vă spațiul curat și liber de orice înghesuială pentru a-l face mai agreabil și liniștit pentru a munci.

Seiketsu pentru curățenia standard: faceți o curățenie zilnică pentru a putea găsi întotdeauna ceea ce aveți nevoie.

Shitsuke pentru dezvoltare: partea cea mai dificilă, persistați în practica dumneavoastră până când aceasta devine un obicei absolut.