Cum să evitați supraîncărcarea cu mailuri
Cum evitați să fiți supra-aglomerat cu emailuri? Iată o metodă pentru a trata problemele în amonte și a vă organiza pentru a răspunde mesajelor rămase.
Sunteți depășiți de mailurile care se acumulează de-a lungul zilei în Inbox? Aveți dificultăți în ierarhizarea lor și în tratarea fluxului de informații? Iată câteva sfaturi pentru a evita supraîncărcarea. Pentru consultantul elvețian Gil Develey, a încerca să tratați problematica mailurilor la primirea lor este ca și cum ați încerca să tratați apele uzate care se revarsă în aval în loc să tratați problema la sursă. Cea mai bună metodă pentru a nu trebui să filtrați mesajele la primirea lor este de a face ceea ce este necesar în amonte. Iată câteva reguli de aplicat pentru a evita supraîncărcarea cu emailuri tratând problema întâi în amonte și abia apoi în aval.
Limitarea numărului de persoane care vă pot adresa emailuri
În interiorul societății voastre există o organigramă și niveluri de management intermediare. Este vorba de a delimita foarte bine cine ce face și care sunt interlocutorii voștri direcți.
Aveți grijă de conținutul mesajelor
Un email trebuie să fie concis, precis, bine structurat și să posede o etichetă clară. Răspunsurile trebuie să poată fi date direct în mesajul inițial.
Interziceți destinatarii ascunși
Trebuie să evitați multiplicarea interlocutorilor în copie și mai ales cei ascunși, pentru că acest lucru poate fi o sursă de probleme (se uită că a fost pus cineva în Bcc și se transmite fără să vreți un mesaj unui destinatar nedorit). Este deci important să diferențiați emailurile pe destinatari, cele în copie și cu destinatari ascunși.
Limitarea numărului de schimburi pe un singur mesaj
De îndată ce s-a ajuns la două întrebări și răspunsurile la ele, emailul este inadaptat: este preferabil să alegeți în acest caz contactul direct sau apelul telefonic. Două minute de discuție sunt suficiente cel mai adesea pentru clarificarea neînțelegerilor.
Tratați-vă mailurile de 2, maxim de 3 ori pe zi
Trebuie să determinați momentele în planificarea dumneavoastră pentru a vă gestiona mailurile. De exemplu este judicios să vă planificați tratarea mailurilor dimineața la sosire, apoi spre sfârșitul dimineții și în cele din urmă la sfârșitul zilei: adică la 9 cu cafeaua, la 11 înainte de a merge la masă și la 17/18 înainte de a pleca de la locul de muncă.
Fiți riguroși
Pentru fiecare mail deschis hotărâți ce este de făcut. Dacă acțiunea ia mai puțin de două minute, răspundeți imediat, apoi clasați-l sau ștergeți-l. Dacă ia mai mult timp sau vă lipsesc informațiile ori nu vreți să vă ocupați imediat, creați un folder De rezolvat și mutați mailul acolo. În acest fel scăpați de mesaj din Inbox.
Golirea Inboxului în fiecare vineri
Înainte de a pleca în vacanțe, vă faceți cu siguranță curățenie în cutia poștală. Și atunci, în fiecare săptămână găsiți timp pentru a goli și a tria tot Inboxul și apoi plecați în weekend cu mintea și cutia poștală goale.
Iar dacă toate astea nu sunt suficiente, instaurați o zi fără emailuri cum a făcut Canon Franța, unde cei 1.800 de colaboratori sunt incitați la o zi fără emailuri pentru a privilegia discuțiile. Sau suprimați mailurile interne, înlocuite cu instrumente colaborative așa cum a făcut Microsoft și Atos în Olanda. Și începeți prin a vă frâna propria producție de mailuri. Ieșiți din birou și mergeți în întâmpinarea colegilor și colaboratorilor!
Alte articole pentru dumneavoastră:
Angajații buni fac greșeli, iar liderii adevărați le permit să o facă
Aplicarea metodologiei școlii de la Palo Alto în organizații
