Blog

Blog
10 instrumente pentru a face din echipa dumneavoastră una auto-organizată

Comments (0) - Uncategorized

10 instrumente pentru a face din echipa dumneavoastră una auto-organizată

Vă gândiți că o echipă este mai eficientă și se implică mai mult atunci când este lăsată să se organizeze singură? Credeți că a fi prea directiv este adesea contraproductiv și că în orice caz oamenii nu pot fi teleghidați. Credeți că dacă oamenii muncesc fără a ști cu adevărat pentru ce și fără a se putea organiza singuri, nu vor face nimic așa cum trebuie.

Pe scurt, credeți în echipa auto-organizată? Ei bine și eu. Dar nu este totul să crezi pentru că o dată ce ați spus: „Trăiască echipa auto-organizată!”, trebuie să și funcționeze. Ei bine, a reuși repartizarea sarcinilor fără a recurge la ajutorul managerului, a lua decizii cu o autonomie completă și mai ales să se gestioneze relațiile umane pe termen lung, nu e atât de simplu.

Iată deci 10 instrumente care v-ar putea ajuta pe lungul drum spre echipa auto-organizată. Aceste instrumente sunt valabile în toate contextele, fie că sunteți o echipă de proiect, un serviciu care lucrează în mod recurent sau un grup de lucru.

Un totem pentru echipă: căutăm cu toții un sentiment de aparteneță, acesta este unul dintre motoarele inteligenței colective. Și pentru a crea și întări acest sentiment de aparteneță, de ce să nu materializați identitatea echipei? În mod concret, oferiți-vă 2 ore de respirație în echipă cu foi, hârtie, carton, markere, lipici și dați consemnul: cu astea reprezentați echipa și finalitatea ei. Veți fi surprins de talentul creativ al participanților și veți putea afișa cu mândrie rezultatul acestui atelier la vedere pentru întreaga echipă.

Un desen pentru a partaja viziunea: este poate lucrul cel mai important, să vă puneți de acord asupra obiectivului echipei. Și în orice caz, nu-l subestimați! Un vechi proverb chinez spune „dacă pleci fără să ști unde mergi, când ajungi nu ești acolo”. Pentru a se putea organiza, trebuie să fiți clari asupra obiectivelor de atins. Există și aici numeroase tehnici de prioritizare care au toate în comun co-construcția și aspectul vizual. Vă propun să utilizați puterea imaginilor pentru a elibera cuvintele participanților și a genera schimburile. Desenați pe o foaie mare o insulă pustie și un ocean infestat cu rechini. Iată deci obiectivul echipei simbolizat prin această insulă. Rechinii reprezintă riscurile. În mod colectiv se scriu atunci post-it-uri descriind obiectivele și riscurile pe care le lipiți apoi pe insulă sau pe rechini. Acest panou poate să rămână afișat pentru a aminti tuturor finalitatea echipei. Pentru alte exemple metaforice, vă puteți inspira din Gamestorming.

Arbore cu problemele care trebuie lăsate în spate: desenați un copac și lipiți-l pe un perete astfel încât să fie vizibil pentru întreaga echipă (dimensiunile lui depind de numărul de probleme din echipă). Fiecare membru va veni să lipească, atunci când dorește, un post-it roz pe care indică în câteva cuvinte problema pe care o întâmpină și nu o poate rezolva singur. Dacă în echipă nu poate fi găsită nicio soluție, atunci de această problemă se va ocupa managerul. Este o tehnică bună pentru a favoriza întrajutorarea și a-l poziționa pe manager într-un rol de facilitator în serviciul echipei și al eficacității ei. Aspectul psihologic „mă debarasez de problemă lipind-o pe perete” este deosebit de benefic și permite o concentrare mai ușoară pe ceea ce reprezintă inima meseriei.

Urmărirea activității în mod vizual: în mod concret, pe un panou trasați 3 coloane „de făcut” „în curs” „terminat”, cu post-it-uri reprezentând sarcinile și numele responsabilului lipite corespunzător. Ideea este de a reprezenta pe un suport vizibil de către toți sarcinile de realizat, avansarea lor și cine este responsabil. Și mai bine este ca suportul să fie construit în echipă, pentru a avea un instrument vizual de management adaptat contextului.

Puncte de sincronizare scurte și regulate: în lumea agilă este ceea ce se numește un „stand up”, un punct de schimb cu toată echipa de un sfert de oră, care se face în picioare pentru a evita eternizarea lui. Fiecare membru al echipei va explicita atunci ce a făcut de la ultimul stand up, ce va face până la următorul și problemele pe care le-a întâlnit (care vor putea fi lipite pe arborele cu probleme). Ideea este de a avea puncte de schimb în mod regulat pentru a face informația să circule mai bine, ceea ce este indispensabil pentru o echipă auto-organizată.

Prognoza meteo a echipei: ceea ce este cu siguranță cel mai dificil de gestionat într-o echipă auto-organizată sunt relațiile umane. Nu suntem chiar în fiecare zi într-o stare de spirit bună. Uneori viața privată ne ajunge și putem să avem căderi de umor, să fim irascibili: pe scurt să fim oameni! Trebuie să reușim să înțelegem și să o acceptăm. Aici intervine prognoza meteo a echipei. La începutul unei ședințe, la începutul zilei, fiecare vine și-și indică starea de spirit a momentului, lipind un mic simbol meteo (soare, nor, ploaie) pe un tablou, spunând câteva cuvinte dacă dorește. În acest fel se îmbunătățește înțelegerea și ascultarea între coechipieri.

„Protocolul deciziei”: într-o echipă auto-organizată nimeni nu se mai poate refugia în spatele autorității liniștitoare a managerului pentru a lua deciziile. Trebuie totuși să reușească să se pună de acord pentru a face alegeri împărtășite și asumate de toată lumea. Pentru asta există „protocolul deciziei”, care dă o metodă simplă și eficace pentru a obține rapid unanimitatea fără a cădea într-un consens apatic.

Prioritizarea printr-o histogramă: dacă veți utiliza toate instrumentele de care v-am vorbit, nu trebuie să fiți prea departe de a ajunge o echipă auto-organizată. Trebuie totuși să știți de unde să începeți. Și nici aici nu vă puteți sprijini pe atotputernicia managerului pentru arbitraj și prioritizare. Deci trebuie să luați o decizie colectivă. Nu trebuie să vă neliniștiți, există o mulțime de moduri în care să prioritizați. Vă dau unul simplu și eficient:

  1. Scrieți pe o foaie de paperboard lista opțiunilor de prioritizat;
  2. În fața fiecărei opțiuni desenați un număr de căsuțe egal cu cel al participanților;
  3. Fiecare vine și bifează o căsuță în fața opțiunii pe care o consideră cea mai bună;
  4. În acest mod se observă imediat opțiunea care adună cele mai multe voturi. Avantajul acestei metode este că nu necesită niciun fel de materiale speciale.

Mulțumirile, așteptările, scuzele: a fi o echipă auto-organizată înseamnă de asemenea să câștigați în maturitate. Gata cu conflictele de curtea școlii în care îi dați raportul profei, pentru că profa nu mai există. Trebuie să fiți capabili să spuneți lucrurile în mod simplu și binevoitor. Mulțumiri/așteptări/scuze este un exercițiu care se poate face cu ocazii retrospective și în care fiecare participant va exprima:

  1. Mulțumirile sale pentru ajutorul pe care l-a putut primi sau ce a găsit pozitiv în munca colaborativă;
  2. Scuzele pentru ceea ce a făcut (sau tocmai pentru ceea ce n-a făcut) și ce regretă;
  3. Așteptările sale, adică ce i-ar fi plăcut să facă alții.

Un ochi în retrovizor: nu se ajunge la o organizație perfectă din prima încercare, dar este important să puneți la punct un demers de îmbunătățire continuă, care vă va asigura o înaintare spre mai bine. În mod concret, este vorba de a instituționaliza o ceremonie cu desfășurare regulată (la fiecare 15 zile, în fiecare lună, conform contextului) în timpul căreia toată echipa va reflecta la ce trebuie ameliorat. În limbajul agil, acest lucru se numește retrospectivă și există destule modalități de a face retrospective. Una dintre modalitățile simple și eficiente este de a întreba pe fiecare membru al echipei:

  • Ce facem în continuare?
  • Ce nu mai facem?
  • Ce încercăm să facem?

Iată, cu toate aceste instrumente în buzunar, nu vă mai rămâne decât să vă puneți pe treabă. Un pic de metodă și o bună doză de perseverență și ar trebui să reușiți.

Sigur că această listă nu este exhaustivă. Aștept comentariile voastre dacă mai știți si altele.

Alte articole complementare:

Extindeți-vă limitele profesionale prin sport

De ce trebuie să vă păstraţi CV-ul actualizat

O metodă interesantă pentru convingerea clienților

Este oare organizația dumneavoastră decadentă?

Leave a Reply

Your email address will not be published. Required fields are marked *