Blog

Gestionarea mailurilor poate deveni rapid o corvoadă cronofagă. Timpul petrecut pentru verificarea lor se umflă în fiecare zi fără să vă dați seama, fenomen accentuat și de consultarea de pe mobil. Ceea ce v-a fost anunțat ca fiind un progres a devenit contraproductiv și, în plus, vă îndobitocește, vă scade eficiența și costă scump compania dumneavoastră în termeni de productivitate. Iată câteva decizii de luat.

Aceste e-mail-uri care vă tâmpesc

În inima companiei dumneavoastră se ascund niște sabotori deghizați în instrumente de productivitate care vă pervertesc resursa cea mai prețioasă: timpul. Alerte neîncetate de mailuri, mesaje instantanee, sonerii intempestive și telefoane mobile care vibrează vă distrug concentrarea la muncă. Conform unor studii conduse în Statele Unite, pierdeți peste 2 ore de productivitate în fiecare zi datorită întreruperilor și altor distracții.

Aceste e-întreruperi atât de cronofage

E-mail-urile constituie de asemenea o suprasarcină care vă omoară productivitatea prin intruziuni constante. Nu numai că aceste întreruperi vă deturnează din muncă, dar ele vă abat atenția, măresc stresul și plictiseala și diminuează satisfacția de a îndeplini sarcinile și a fi creativ. Volumul de e-mail-uri crește cu o viteză foarte mare și la el se adaugă alte texte, fără a mai vorbi de ocolurile pe Facebook sau Twitter. Îngropat în avalanșa mesageriilor devine din ce în ce mai dificil să vă păstrați concentrarea.

Eliberați-vă de e-constrângeri

Creierul nostru funcționează cu două feluri de atenție: voluntară și involuntară. Cea involuntară este declanșată de stimuli exteriori, de la cacofonia apelurilor la zumzetul care mobilează ambianța la locul dumneavoastră de muncă. Cea voluntară reprezintă capacitatea dumneavoastră de a vă concentra asupra unei sarcini definite și aceasta este cea erodată de întreruperi. Și cu cât vă verificați mai des mesajele cu atât simțiți nevoia să o faceți, făcându-vă dependent de tehnologie ca de o e-constrângere. În fața acestor mailuri care se înmulțesc ca iepurii aveți interesul să reacționați.

Puneți în operă măsuri de e-igienă

Dacă vreți mai puține e-distracții, trimiteți mai puține mesaje și implementați aceste prime măsuri:

• Evitați să lucrați cu cutia poștală deschisă. În definitiv mailurile nu sunt făcute să fie citite instantaneu;
• Opriți alertele vizuale și sonore pentru mesajele noi;
• Verificați-vă mailurile de 2 până la 4 ori pe zi, în anumite momente precise;
• Comunicați prin telefon sau față în față pentru a economisi timp și a construi relații;
• Nu mai răspundeți în mod sistematic la orice;
• Răspundeți imediat la problemele urgente;
• Înscrieți, atunci când este posibil, în linia de subiect textul „nu este necesar un răspuns”;
• Folosiți mesajele automatizate și aplicați filtre automate pentru anumite tipuri de mesaje favorite care sunt stocate într-un folder pentru a le consulta mai târziu;
• Răspundeți numai dacă este nevoie și îndepărtați mesajele care nu sunt urgente;
• Nu răspundeți atunci când cererea nu este clară;
• Respectați timpul celorlalți și evitați trimiterea mesajelor la ore nepotrivite. Folosiți funcția de livrare decalată din Outlook. Meniul „opțiuni” vă permite să alegeți ziua și ora transmiterii;
• Nu pierdeți timp să înțelegeți o cerere prost făcută;
• Dezabonați-vă la scrisorile nedorite;
• Păstrați doar două tipuri de mesaje: cele necitite și cele urgente care trebuie procesate imediat.

Multitasking-ul nu este productiv

Cultul multitasking-ului vrea să vă facă să credeți că a vă consulta mesajele în permanență este superproductiv. Este o greșeală să credeți că vă puteți asuma mai multe sarcini în același timp. Încercați să cititți un e-mail nou în timp ce vorbiți la telefon cu un client și vă veți supune creierul la două solicitări care-l perturbă și îl forțează să încetinească. Cercetătorii americani au constatat că productivitatea scade cu peste 40% dacă faceți două sau mai multe lucruri în același timp, fără a socoti greșelile și epuizarea profesională. Calitatea muncii și multitasking-ul sunt incompatibile. De fapt, cu cât munca dumneavoastră este întreruptă mai des, cu atât mai greu vă este să reveniți. Iar efectele nefaste se propagă rapid împiedicându-vă să vă concentrați.

Operațiunea „vinerea fără e-mail-uri”

Întreruperile sunt o sursă de disfunționalitate. Bombardați de mesaje nu ajungeți la niciun rezultat. Aveți interesul să încurajați contactul față în față, să organizați operațiuni de tipul „vinerea fără e-mail-uri” și veți constata rezultate surprinzătoare: colaboratorii țes legături între ei, rezolvă un subiect la telefon în 2 minute, care ar fi necesitat 3 e-mail-uri de persoană. În această optică, Atos și-a fixat un obiectiv de „zero e-mail”, deoarece cu cât le verificați, cu atât vă roade neliniștea. În seminariile de gestionare a stresului este recomandat să le citiți numai de 2 ori pe zi pentru a diminua la jumătate stresul zilnic. Este o șansă de a vă stăpâni, dar și una pentru echipa dumneavoastră, care se aliniază e-tempo-ului dumneavoastră și își vede astfel diminuat volumul de întreruperi. Toată lumea înșelege asta: mesajele în exces fracționează performanța în loc să o accelereze.