Blog

Ultimul studiu condus de către PMI arată că în jur de 60% dintre proiecte sunt executate cu succes, dar ultimele studii ale Standish Group prezintă date mai puțin fericite cu o rată a succesului doar de ordinul a 40%. Când un proiect se împotmolește sau eșuează acest lucru are impact asupra lanțului de intervenanți: intervenanți externi, societăți de servicii, furnizori și alte societăți de consultanță. Oprirea unui proiect se poate dovedi o perioadă extrem de dificilă pentru furnizori pe plan financiar, al comunicării interne sau externe și al responsabilității. Ce trebuie făcut în caz de derivă lejeră sau severă pentru ca responsabilitatea dumneavoastră să nu fie evocată?

Cei șase stâlpi ai unui proiect reușit

Răspunsul la această întrebare își găsește originea în managementul de proiect de la semnătură și până la completarea sa prin recepția finală. Altfel spus a se preocupa de această întrebare în ziua când problema iese la suprafață este mult prea târziu și nu va permite prezentarea unui dosar detaliat. Cele șase elemente cheie ale unui proiect sunt:

• Definirea precisă a contextului de intervenție – perimetrul;
• Gestionarea modificărilor de perimetru printr-un proces specific – cererile de schimbare;
• Raportarea avansării măsurând precis procesul prin livrabile, timpul scurs și costuri;
• Stabilirea unei evaluări precise a ceea ce rămâne de făcut (Effort to Complete): proiectarea statusului proiectului la data sa de finalizare estimată;
• Prezentarea riscurilor și a problemelor;
• Îndeplinirea datoriei de consultant.

Perimetrul

Schema următoare reprezintă contextul proiectului, mediul în care se execută cu constrângerile și obiectivele sale. Este esențial ca perimetrul să fie bine descris, mai ales pe plan organizațional și al „Cine Ce face”, astfel încât să fie bine definit „conținutul și ceea ce este exclus”, condițiile angajamentului pentru „graficul de furnizare al livrabilelor”, elementele de măsură permițând aprecierea performanței. Începând din momentul în care perimetrul este identificat, devine posibilă identificarea schimbărilor.

Schimbările

Prin convenție se obișnuiește reducerea schimbărilor la cererile de schimbare. Dar schimbarea privește toate domeniile definind perimetrul: funcționale, tehnice, de planificare, roluri și responsabilități etc. Schimbarea acoperă în mod egal modificările care intervin în parametrii măsurabili: număr de utilizatori, timpi de răspuns, număr de locații, volum de date. Schimbările provin de la client, de la prestatari sau sunt exogene (legi, reglementări). Totuși schimbările trebuie identificate în mod precis, iar o analiză a impactului trebuie să fie efectuată și prezentată clientului. Impactul poate fi de natură tehnică, funcțională, financiară, de planificare sau juridică. Clientul trebuie să valideze analiza de impact care îi este prezentată și să-și dea acordul formal pentru ca schimbarea să fie luată în considerare.

Avansarea

Raportarea avansării este de fapt o fotografie a situației într-un anumit moment și o măsură a derivei. Prestatarul trebuie să furnizeze clientului un raport detaliat relativ la progresul înregistrat, relativ la obligațiile sale, cuprinse în cadrul perimetrului. O dată schimbările acceptate de către client, ele sunt integrate în elementele de referință (termene, livrabile, costuri, sarcini de lucru) permițând efectuarea măsurătorilor privind înaintarea proiectului.

Atenție: măsurătoarea avansării proiectului trebuie să aprecieze în mod obligatoriu patru perspective simultan – calitatea (conținutul livrabilelor), costurile (finanțele), termenele (planificarea) și sarcinile de lucru. Întârzierile, supracosturile, supra-activitatea și distanțele între calitatea așteptată și conținutul livrabilelor trebuie să fie prezentate precis, indicând cauzele și responsabilitățile.

Ceea ce rămâne de făcut

Calculul a ceea ce rămâne de făcut permite o proiecție la sfârșitul proiectului, ținând cont de schimbările intervenite, derivele identificate și problemele întâlnite. Această activitate permite anticiparea derivelor și identificarea măsurilor corective în acord cu clientul.

Riscurile și problemele

Prestatarul trebuie să gestioneze portofoliul de riscuri și probleme, analizându-le pe fiecare în parte în termenii probabilității de apariție și de gravitate. Pentru fiecare risc, prestatarul trebuie să furnizeze una sau mai multe soluții posibile, vizând reducerea riscului (apariție sau gravitate) sau suprimarea lui. Pentru fiecare soluție prestatarul se angajează asupra unui preț și a unui termen de punere în operă, precizând impactul asupra proiectului în ansamblul său.

Datoria de consultant

Acest punct este inerent poziției de prestatar care, prin definiție, este un expert în fața clientului său. Lipsa sfaturilor este un element pe care clientul îl va ridica în fața prestatarului în cazul unei dificultăți în cadrul proiectului. Prestatarul trebuie să dea sfaturi sau recomandări clientului său. Acesta din urmă va ține sau nu cont de ele. Când ele sunt acceptate, sunt integrate în managementul schimbărilor. Această datorie de consultanță este pusă în operă în special în cadrul managementului riscurilor. Dacă a vorbi cu clientul este esențial, a scrie clientului este crucial.