Arta concilierii urgenţei şi managementului în epoca internetului
Acţionaţi permanent sub imperiul urgenţei, predaţi un dosar în ultimul moment şi răspundeţi tuturor solicitărilor. Nu mai reuşiţi să vă organizaţi nici priorităţile personale, nici pe cele ale echipei pentru o mai bună eficienţă pentru că sunteţi blocat într-o viziune pe termen scurt care lasă prea puţină marjă anticipării. Iată o scurtă analiză pentru a ieşi din această situaţie.
O urgenţă devenită cronică
În anii 80, strategia în organizaţii se planifica pe 5 sau 10 ani, acum este pe 18 sau chiar 12 luni. Imediat, simultan şi termen scurt sunt trei termeni care dictează în societatea noastră la nivelul organizaţiei şi al individului. Motivele sunt numeroase. Noile tehnologii de comunicare şi transport generează rapiditatea şi simultaneitatea schimburilor în era vizuală, a rezultatului şi a lui „acum”. Acest lucru este însoţit în multe cazuri de reducerea timpului de lucru, de multiplicarea sarcinilor sau de reducerea personalului, astfel încât echipele trebuie să fie şi mai productive împinse de un management pe obiectiv. În sfârşit, viteza şi rapiditatea rămân un scut contra dubiilor pentru organizaţii într-o perioadă de criză în care domneşte incertitudinea. În final, chiar dacă sunt puţine urgenţe obiective (catastrofe, accidente, criză acută), urgenţa subiectivă omniprezentă este produsă de indivizi pentru a-şi acoperi nevoile.
Managerul: victimă sau călău?
În calitate de manager, acest lucru poate reprezenta pentru dumneavoastră o sursă de motivaţie, de control şi de putere, dar numai în aparenţă. Sunteţi supus unor tensiuni interne care vă alimentează nivelul de adrenalină. Sursă de exaltare, dar şi de stres cotidian care are un impact important asupra sănătăţii dumneavoastră. Imediat vă puneţi mai puţine întrebări şi acţionaţi, fără a face vreun pas înapoi sau a vă pune întrebările potrivite. Aceasta îndepărtează îndoielile şi vă diminuează sau chiar vă anihilează proactivitatea. Nu mai aveţi capacitatea de a vă organiza priorităţile şi nici pe cele ale echipei pentru a lucra mai bine. Vă blocaţi pe o viziune scurtă, care lasă prea puţin loc anticipaţiei.
Sunteţi deranjat în medie la fiecare 7 minute
Sunteţi întrerupt fără încetare. În aceste condiţii, cum să lucrezi la dosare importante? Aceasta vă dă o impresie de superficialitate, acoperiţi toate sarcinile fără să aprofundaţi vreuna dintre ele. Acest lucru poate genera anxietate, lăsându-vă un anumit gust de lucru neterminat. Atenţie, urgenţa este trăită diferit în funcţie de nivelul ierarhic al fiecăruia în întreprindere, iar a dumneavoastră nu înseamnă nimic faţă de cea a echipelor dumneavoastră. Cu cât persoanele sunt la un nivel ierarhic mai scăzut, cu atât se prăbuşesc sub urgenţele nivelurilor superioare fără să înţeleagă scopurile şi obiectivele reale, ceea ce este extrem de stresant. Informaţia, puţin sau deloc partajată de către manageri, din lipsă de timp, afectează calitatea muncii colaboratorilor. Sarcinile cele mai importante sunt puse în aşteptare până când devin la rândul lor urgenţe. În fine, adesea, toate astea sunt o sursă suplimentară de conflicte între indivizi, servicii şi niveluri ierarhice.
Soluţia paradoxală
Instalaţi limitele. A vă gestiona bine timpul înseamnă să refuzaţi să intraţi în acest cerc vicios. Un bun management înseamnă uneori să faci un pas înapoi şi, paradoxal, să şti să fi lent pentru o reactivitate şi o flexibilitate optime. Aţi înţeles, un bun manager nu cade în capcana tiraniei urgenţei. El reuşeşte mai întâi să-şi gestioneze propria urgenţă şi astfel evită să-şi pună colaboratorii în situaţii de urgenţă nejustificate.
Articole complementare recomandate:
Arta managementului prin întrebări
Sfaturi pentru directorii proaspăt instalați într-o nouă funcție
Cum să reușești să-ți păstrezi liniștea și echilibrul în ciuda dificultăților
