Refacerea sistemului informațional al resurselor umane
Refacerea Sistemului Informațional al Resurselor Umane (SIRU) constă în regândirea organizației, determinarea performanței și a calității așteptate de la noul sistem, identificarea obiectivelor financiare, determinarea perimetrului și fixarea strategiei informatice. Departe de a se limita doar la alegerea soluției, este vorba de un exercițiu de strategie care implică direcția generală și toate direcțiile operaționale.
Aplatizarea organizației
Sistemul Informațional al Resurselor Umane (SIRU) înglobează ansamblul activităților unei întreprinderi referitor la gestiunea Resurselor Umane: recrutare, plată, formare profesională, cheltuieli de deplasare, managementul timpului și al activităților (MTA), managementul previzional al posturilor și carierelor (MPPC), dosarul unic al angajaților (DUA), etc. Organizația acoperă toate aspectele organigramei și fișelor de post, fluxurile de lucru – cine ce face, când și cu ce responsabilități -, precum și abilitările și delegările. Aplatizarea constă în revizia tuturor proceselor întreprinderii implicând Direcția de Resurse Umane (DRU), sub unghiul partajării, simplificării, dematerializării și al conceptelor Any Where, Any Time, Any Device (ATAWAD – Oriunde, Oricând, Orice Dispozitiv):
- Partajul înseamnă că funcționalitățile existente pleacă de la principiul că utilizatorii finali devin actorii majori ai proceselor, de exemplu prin preluarea deconturilor colaboratorilor;
- Simplificarea tinde să reducă numărul etapelor din proces resposabilizând straturile de management intermediare;
- În afara reducerii drastice a manipulării documentelor pe hârtie, dematerializarea are ca efect accelerarea proceselor;
- Conceptul ATAWAD permite tuturor colaboratorilor să aibă acces la procesul întreprinderii la momentul ales, folosind instrumentul ales, din locul preferat.
Consecința acestei analize de ansamblu asupra procesului de Resurse Umane este de a redefini rolurile responsabililor DRU. Acestei direcții i se încredințează elaborarea unor reguli standard, dar și cea de a verifica buna aplicare, poziționându-se ca expert în fața clienților săi interni.
Definirea performanțelor și calității așteptate de la noul sistem
Performanțele și calitatea trebuie să fie măsurabile pentru ca atingerea obiectivelor să poată fi apreciată în mod obiectiv. Performanța poate fi definită de exemplu prin întârzierea medie de preluare a unei cereri, timpul de tratare a deconturilor de cheltuieli, timpul necesar tratării unei cereri de informații, etc. Calitatea se poate la rândul său măsura prin rata greșelilor în plata deconturilor, rata cererilor tratate fără întârziere, etc. DRU trebuie să se angajeze pentru fiecare dintre serviciile pe care le asigură să respecte nivelurile de servicii. Din acest motiv noțiunile de performanță și calitate sunt nedisociabile pentru a aprecia prestațiile furnizate de către DRU.
Identificarea obiectivelor financiare
Calitatea are un preț, dar și lipsa ei. Atunci când se traduc obiectivele de performanță și calitate în termeni financiari este convenabil să se răspundă la întrebarea: ce calitate, la ce preț? Noul sistem va genera costuri, dar și economii. De fapt fiecare dintre aplicațiile existente înlocuite de noul sistem va permite restrângerea cheltuielilor aferente aplicării sale. Pentru a identifica precis economiile realizabile, Direcția Sistemelor Informatice (DSI) trebuie să furnizeze un Cost Total Operațional (CTO) pentru fiecare aplicație, pentru a răspunde la întrebarea: „Dacă retrag acea aplicație, ce economie se realizează?” Și trebuie să vă amintiți că CTO nu se limitează doar la aspectele tehnice, ci include și costuri de resurse umane. Acest punct este important pentru că „redistribuirea cărților între DRU și utilizatori” constituie o sursă importantă de economii potențiale.
Perimetrul noii soluții ca proces iterativ
Limitele perimetrului rezultă din luarea în considerare a elementelor financiare asociate noului sistem, a costurilor de proiect legate de punerea în operă a noului sistem și a „economiilor” realizate: o anume funcționalitate costă X și economisim Y, ROI este de Z, iar acoperirea funcțională a noului sistem participă până la xx% la obiectivele de performanță și calitate. Aspectul iterativ al procesului permite încet, încet identificarea celui mai bun echilibru între contribuția la obiective și investițiile necesare. Când este găsit acest echilibru, se definește perimetrul pentru că sunt cunoscute aplicațiile înlocuite și cele care rămân.
Strategia pentru informatică
Instalarea noului SIRU este momentul oportun – dacă nu ați făcut-o deja – de a vă pune problema strategiei informatice. Întreprinderea va continua să investească în materialul propriu, să-și găzduiască propriile aplicații, să le asigure mentenanța? Problema modului SaaS (Solution as a Service – soluția ca un serviciu) și a „profunzimii serviciilor” care vor fi sub-tratate de editor trebuie pusă. Modul SaaS permite editorului să pună soluția reținută la dispoziția colaboratorilor săi din întreprindere fără ca acesta să se preocupe de ceva. Colaboratorii au acces la soluție și la aplicații în funcție de responsabilitățile și rolul lor în proces. Gartner prevede o progresie a modelului SaaS într-un ritm de circa 20% anual. Departe de a se limita doar la refacerea SIRU este un exercițiu de strategie care impune ca direcția generală și toate direcțiile operaționale să se implice în această reflecție.
Alte articole complementare recomandate:
Cum știți că a venit momentul pentru marele salt?
