Ședințe eficiente cu ajutorul metodei IPPDA
Șe știe că de fapt ședințomania acută care infectează multe întreprinderi este până la urmă contraproductivă. Cu metoda IPPDA (Informații-Probleme-Propuneri-Decizii-Acțiuni), ședințele dumneavoastră vor fi în sfârșit fructuoase! Pentru 9 salariați din 10, ședințele sunt plicticoase, chiar inutile! Masi rău, ele au un efect soporific. O treime dintre participanții la ancheta institutului Ifop din 2014 afirmă că au ațipit cel puțin în timpul unei ședințe. Cu siguranță că petrecem prea mult timp în ședințe, dar acestea sunt necesare, este evident, deci hai să le conducem corect! Și pentru a reuși, metoda „IPPDA” este de o eficiență redutabilă!
Informații – Probleme – Propuneri – Decizii – Acțiuni
Modul său de funcționare e simplu de înțeles, fiecare inițială reprezintă un element, o etapă indispensabilă ședinței dumneavoastră. „I”, pentru Informații, prezintă datele, cifrele, faptele, care vor fi utile bunei funcționări a ședinței. „P” desemnează Problemele (sau nevoile exprimate) care vor face obiectul unei căutări de soluții. Al doilea „P”, pentru Propuneri, nu înseamnă că toate vor fi reținute sau selectate, unele fiind poate chiar transformate în decizii ori acțiuni. În fine, „D” pentru a indica Deciziile luate pe plan intelectual, iar „A” pentru acțiunile de pus la punct, pe un plan concret.
Descompunerea informațiilor
În practică, începeți reuniunea anunțând Informația principală a acestei adunări (de exemplu, o mai bună repartizare a muncii între fiecare colaborator ca urmare a reorganizării) și Problema întâmpinată (supraîncărcarea unora în timp ce alții freacă menta). Care este obiectivul pornind de aici? Găsirea unei soluții făcând Propuneri (lărgirea câmpului de competențe a unora, reatribuirea sarcinilor, reorganizarea timpului de lucru etc.) și mai ales luarea Deciziilor (punerea la punct a unei noi planificări, formarea personalului) și definirea unui plan de Acțiuni (realinierea orarelor, cereri de formare profesională la Resursele Umane).
Facilitarea implicării și luarea deciziei
Această metodă permite descompunerea tuturor etapelor luării deciziilor, constituind în acelați timp un instrument al raționamentului ce va permite o pregătire mai ușoară și mai rapidă a unei ședințe, o retranscriere mai fidelă a problemelor ridicate și a deciziilor adoptate, de a se constitui apoi într-un tablou de bord pentru a urmări cu precizie avansul acțiunilor. Pe când un proces verbal clasic se mulțumește să informeze absenții și să fixeze ideile participanților, cel realizat conform metodei IPPDA permite în plus pregătirea intervenției în amonte, centrarea atenției participanților în timpul ședinței, iar în aval stabilirea unui adevărat tablou de bord pentru urmărirea acțiunilor. O ședință bună nu este pur și simplu ocazia de atransmite o informație, ea trebuie să ducă la o decizie și o acțiune, decise de comun acord. Atenție deci să nu mergeți prea repede și să confundați „D”-ul cu „A”-ul.
Alte articole complementare:
Cele 5 provocări contemporane cărora trebuie să le facă față directorii generali
Trei personalități indispensabile oricărei afaceri
