9 acțiuni pentru reușita ședințelor
Cum ați descrie ultima ședință? Productivă? Utilă? Ori mai curând o pierdere de timp? Conform anumitor studii, angajații și-ar petrece în ședințe 16 ani din viață. În Statele Unite pot fi numărate circa 11 milioane de întâlniri de afaceri în fiecare zi și 35% din timpul angajaților e consumat în ședințe, iar acest procentaj va crește o dată cu creșterea constantă a numărului de ședințe în interiorul organizațiilor de talie medie. Aceste ședințe favorizează colaborarea și pot fi mijlocul cel mai eficient de partajare a informațiilor vitale. Pe de altă parte, mulți consideră că ele fac pur și simplu munca mai dificil de dus până la capăt. Să ne concentrăm pe 9 acțiuni de pus la punct pentru a vă asigura că ședințele răspund obiectivelor dumneavoastră fără a-i împiedica pe participanți să și le satisfacă pe ale lor.
Trimiterea unei ordini de zi cu cel puțin 2 ore înainte de începere
Principala cauză a unei ședințe lipsite de interes este absența unei ordini de zi. Un program bun va defini subiectele de acoperit, obiectivele, participanții obligatorii, materialele necesare, un început și un sfârșit.
Adoptarea tehnologiei de videoconferință sau web-conferință
Chiar dacă nu sunt materiale de partajat, cea mai mare parte a instrumentelor pentru conferințe vă vor permite afișarea ordinii de zi și un reminder vizual al activităților. Aceste instrumente furnizează de asemenea un mijloc facil pentru participanți să „se așeze la coadă” pentru a pune întrebări.
Începeți ședința la timp
Așteptarea participanților întârziați îi penalizează pe cei care-au venit la timp. Trebuie să evitați întârzierea începerii ședinței cu mai mult de câteva minute. Întârziații pot citi notele sau transcrierea a ceea ce au pierdut.
Prezentarea participanților și a rolurilor lor
În calitate de conducător al ședinței, trebuie să transmiteți tuturor cine sunt participanții ori îi puteți lăsa să se prezinte singuri, cu o enumerare scurtă a rolurilor și responsabilităților lor.
Închiderea aplicațiilor și a aparatelor
Emailul, mesageria instantanee și internetul sunt surse de distragere a atenției. Cereți-le participanților să nu-și folosească aparatele mobile ori alte aplicații în timpul ședinței ori a conferinței telefonice. În calitate de lider, mai ales dacă vă partajați biroul, închideți celelalte aplicații.
Orientarea discuției
Atunci când conversația se îndepărtează prea mult de subiect ori de ordinea de zi, recentrați discuția pe chestiunea principală și abordați toate punctele pertinente ridicate pentru discuții viitoare. A fi prea politicos față de persoanele care deturnează o ședință nu va face decât să scadă productivitatea ședinței.
A fi conștient de timp
Marcați sfârșitul primei jumătăți a ședinței și indicați când mai rămân 10 minute până la sfârșitul acesteia. Acest lucru vă va permite să păstrați ședința pe calea cea bună și să reamintiți participanților ce trebuie încă realizat.
Terminarea cu un proces verbal al ședinței
Identificați dacă obiectivele au fost atinse, definiți următoarele etape și atribuiți fiecăruia sarcinile de realizat.
A lua notițe
Lauți notițe în timpul ședinței. Apoi, rezumați-le și distribuiți-le tuturor participanților (în 24 de ore!). Anumite soluții de conferință vă permit să înregistrați și să transcrieți. Trimiteți acest link participanților pe lângă notițele dumneavoastră.
Ședințele dumneavoastră sunt o reflectare a competențelor proprii de leadership. Crearea unei ordini de zi, rezumatul și transmiterea mesajelor de după arată colaboratorilor dumneavoastră că sunteți interesat de succesul ședinței (și le respectați timpul). Dirijarea conversației și intervenția în caz de nevoie este un talent apreciat de toată lumea. Dacă veți urma aceste sugestii, vă veți face ședințele mai eficiente, iar acest lucru vă va permite să vă asigurați că ideile și planurile discutate produc rezultate concrete.
Alte articole complementare:
Cum vă dezintoxicați de comunicarea electronică
Decizii care vă definesc ca antreprenor
