Blog

Deci sunteți pe cont propriu. Poate că faceți ceva pe lângă altceva sau poate că acesta este job-ul principal. Poate că sunteți un antreprenor în spatele unui startup, care încă funcționează ca un freelancer.

În toate acestea și în multe alte cazuri, oamenii au adesea probleme cu gestionarea timpului. (Știu termenul cel mai uzual este „time management”, dar în nemernicia mea încă mai cred că trebuie să utilizăm termenii din limba română. Și apropo, sugerați-mi, vă rog, un termen alternativ pentru freelancer, în română, pentru că eu nu reușesc să găsesc unul care să-mi placă.) Mă refer inclusiv la cei obsedați de muncă („workaholics”), care nu se opresc nici măcar atunci când ajung acasă (sau poate că asta este problema: lucrează de acasă, iar linia de separare dintre muncă și viața personală e mai greu de trasat).

Încerc aici să mă concentrez asupra unora dintre principalele provocări ale gestiunii timpului pentru freelanceri, ca și pentru alții, și să propun câteva soluții practice.

Ce este cu adevărat „munca”?

Este important să înțelegem diferența dintre muncă și timpul liber.

Poate că stați la birou și navigați pe internet, frunzărind articole pe un anumit subiect, luând notițe, contribuind la un proiect sau ajutând un coleg la rezolvarea unei probleme.

Aceste activități par să fie timp liber, nu numai pentru cei din afară, dar chiar și pentru dumneavoastră. Și bineînțeles, în anumite cazuri, chiar sunt! Dar adesea vă ajută să vă dezvoltați aptitudinile și țintele carierei, nefiind pur și simplu pentru destindere.

Redefiniți-vă conceptul de muncă

Dacă activitățile dumneavoastră vă ajută să vă îmbunătățiți prezența online sau portofoliul, ori vă cresc abilitatea de a face bani sau generează un potențial, atunci sunt legate de muncă. Ele sunt o muncă. Deci tratați-le ca pe o muncă.

Menținerea unei discipline

Bineînțeles că trebuie stabilite priorități. Au aceste activități o prioritate mai mare decât restul muncii? Decât activitățile de destindere? Decât timpul petrecut cu familia? Trebuie să stabiliți un echilibru realist între toate acestea.

Și este un echilibru dificil, atât ca freelancer cât și pentru orice altă categorie de profesionist activ, pentru că aceste zone „gri” de activitate se furișează în viața dumneavoastră. Cu aplicațiile rețelelor sociale, știri, emailuri pe dispozitivele mobile și stocare de date în cloud putem lucra cu adevărat de oriunde și oricum, într-un fel sau altul.

Stabilirea unor limite clare a ceea ce este munca și apoi a ne opri din muncă atunci când este momentul să o facem – pentru oricât de mult timp este necesar – este foarte important. Acordați-vă o pauză mentală, oricât de dificil poate părea acest lucru ținând cont de faptul că mintea nu are un buton de oprire, înaintea de a vă întoarce spre proverbialele pietre de moară.

Instabilul echilibru între muncă și viață

Un sondaj Gallup din 2014 în Statele Unite arăta că media săptămânii de lucru era de 47 de ore. Și asta, din nefericire, fără să includă munca ocazională, nenormată, realizată acasă. Și în niciun caz nu reprezintă o normă pentru freelanceri și antreprenori, care muncesc mult mai multe ore! Deci cum echilibrăm toate aceste lucruri?

Nu confundați munca și timpul liber

În primul rând definiți ce implică munca dumneavoastră. Clarificați aceste lucruri, astfel încât să nu cădeți în capcana de a lucra atunci când ar trebuie să vă relaxați împreună cu familia. (Sunteți siguri că sunteți relaxați atunci când țineți telefonul în mână?)

Programați

În al doilea rând planificați dinainte. Dacă vreți să petreceți o seară cu prietenii, cu familia, să ieșiți la cinema, la un spectacol sau pur și simplu în oraș, planificați-o. Face ca totul să pară mai real pentru dumneavoastră, iar timpul pare blocat, împiedicându-vă să-l umpleți cu altceva.

A spune nu

Apoi învățați să spuneți nu. Este o maximă foarte veche, dar este bine să ne-o aducem aminte. Și se aplică aproape permanent.

Freelancerii și antreprenorii sunt aproape permanent ocupați, fie pentru că așa este natura lor, fie pentru că așa se petrece când ești propriul tău șef.

Spuneți nu. Găsiți timp pentru a gestiona și celelalte fațete ale vieții dumneavoastră și nu mai adăugați și alte sarcini în programul acestei zile. Spuneți-vă nu dumneavoastră și celorlalți și începeți prin a umple alte zile.

Sisteme de management al sarcinilor

Este crucial pentru freelanceri și antreprenori să-și gestioneze eficient sarcinile. Și mulți dintre noi nu o facem sau cel puțin nu o facem eficient.

Când abordați extraordinara, dar înfricoșătoarea, aventură de a lucra pentru dumneavoastră sau de a vă începe propria afacere, vă puteți trezi cu mult mai puțin timp liber decât aveați înainte. Poate fi de ajutor să gestionați toate lucrurile diferite, legate sau nu de muncă, folosind o abordare legată mai mult de sarcini decât de timp.

Eu recomand utilizarea unui sistem de management al sarcinilor pentru a vă organiza programul. Exemplele includ Todoist, Wunderlist, OmniFocus, Trello sau Asana. Unul dintre prietenii mei folosește o combinație între Todoist și Trello. Eu n-o să vă spun ce folosesc.

Dacă acest tip de programe nu sunt printre favoritele dumneavoastră, folosiți măcar un sistem pe hârtie pentru a vă organiza. Oricum, acordați-vă ceva timp pentru a evalua opțiunile și a alege una sau mai multe, care funcționează pentru dumneavoastră. Și o dată ce ați luat decizia încercați să vă țineți de ea, cel puțin pentru o vreme.

Bineînțeles, o dată ce ați ales un sistem îl puteți adapta stiului dumneavoastră de muncă. Decideți când vreți să vă organizați, dimineața devreme sau seara înainte de culcare. Cel mai important este să începeți să o faceți.

Pentru a obține maximul de la un sistem de management al sarcinilor, creați sarcini pentru orice, incluzând munca, activități online, familie etc.

Și de asemenea, limitați-vă numărul de sarcini zilnice. La un anumit moment, opriți-vă și nu mai adăugați alte lucruri pe listă. Chiar dacă pot fi făcute enorm de multe lucruri într-o zi!

Problema timpului nefacturabil

Să vedem acum implicațiile timpului care nu se facturează. Ce este și diferitele metode necesare pentru a-l gestiona.

Pentru majoritatea freelancerilor acest timp poate fi clasificat în două feluri: ca o supraîncărcare de business sau ca o iluzie.

Supraîncărcarea

Aceasta poate să includă multe lucruri, de la sarcinile administrative, verificarea serviciilor (platformă de hosting, conturi pe rețelele sociale), discuții cu contabilii sau avocații, marketing pentru propria afacere, relaționare sau multe altele.

Obțineți o imagine realistă a timpului petrecut săptămânal cu asemenea sarcini. Marcați-vă singur timpul, dacă este necesar. Și apoi analizați-l. Cel mai important lucru pe care trebuie să vi-l amintiți referitor la acest timp nefacturabil este că trebuie să-l luați în considerare atunci când faceți estimări sau oferte, ori când calculați o rată orară.

Un exemplu de includere a timpului nefacturabil

Deduceți că petreceți circa 20% din timpul dumneavoastră cu activități care nu pot fi facturate. Aveți o sarcină la rând și trebuie să o estimați. Estimați un număr de ore la o anumită rată orară, deci evaluați proiectul înmulțind acești doi termeni. Ceea ce s-ar putea să uitați este că trebuie să luați în calcul această supraîncărcare undeva. Deci fie că trebuie să majorați timpul necesar, fie să creșteți rata orară pentru a acoperi acel supliment de 20% necesar conducerii afacerii.

Iluzia timpului nefacturabil

Un alt aspect, poate la fel de important, este cantitatea de timp iluzoriu nefacturabil pe care-l cheltuiți cu proiectele clienților. De ce iluzoriu? Pentru că el este nefacturabil doar în imaginația noastră.

Aveți de căutat ceva pentru proiectele clienților sau trebuie să faceți deplasări pentru a vă întâlni cu clienții, inclusiv timpul de discuție? Toate acestea trebuie luate în calcul. Nu există timp nefacturabil petrecut pe un proiect al unui client. Există doar un timp pe care alegeți să nu fiți plătit pentru el.

Socotirea timpului petrecut pe proiecte este o idee bună. Cu cât îl urmăriți mai bine, cu atât veți fi capabili să-l estimați mai bine pe viitor.

Aveți mai mult timp decât credeți

Nu aveți o rezervă infinită de timp, dar probabil aveți mai mult timp decât credeți.

Folosind metodele prezentate, definind ce înseamnă munca pentru dumneavoastră, creând un echilibru între muncă și viață, organizându-vă viața, lucrând cu managementul sarcinilor și folosind cu grijă gestionarea timpului pentru a elimina timpul nefacturabil, vă puteți crea mai mult timp liber sau să vă măriți veniturile pentru timpul pe care-l aveți.

Trebuie să mâncați, să dormiți și să faceți totuși ceea ce aveți de făcut. Reamintiți-vă că numărul de ore într-o zi este fix. Nu vă supraîncărcați singuri. Dacă o sarcină nu poate fi realizată astăzi, puneți-o pe lista de mâine. Dacă un proiect nu încape în programul dumneavoastră, nu-l luați.

Anxietatea, stresul, lipsa de somn, performanța scăzută la locul de muncă și periclitarea relațiilor nu vă vor ajuta în cariera de freelanceri!

Fiți înțelepți în privința numărului de lucruri pe care le puneți pe platou în același timp. Nu-l supraîncărcați, dar în același timp nu încetați să căutați moduri de a face lucrurile mai eficient și astfel să vă maximizați valoarea timpului!

Ați întâlnit deja provocările pe care le-am descris? Cât de ușor vă gestionați timpul, vă echilibrați munca cu restul și evitați timpul nefacturabil?