Blog

Am fost cu toții la ședințe la care li s-a cerut participanților să citească un document, să caute ceva sau să-și facă niște „teme” înainte, dar foarte puțini dintre aceștia chiar au făcut-o. Cu siguranță, intenția de a distribui materiale care să fie studiate înainte este de a se asigura că toți participanții sunt pregătiți, ceea ce va avea ca rezultat o ședință eficientă și scurtă, nu-i așa? Ei bine, e greșit!

Pres des unii dintre participanți nu-și vor face „temele” așa cum li s-a cerut, ceea ce va trage în jos tot grupul. Înainte de a conduce următoarea ședință luați în considerare aceste sfaturi privind materialele premergătoare.

Dați grupului de ales cum să se pregătească (în afara sau în timpul ședinței). Le puteți spune: „Toată lumea trebuie să revadă documentul înainte de discuția noastră. O putem face în grup, planificând o întâlnire pentru toată ziua, sau fiecare o poate face independent, iar grupul se va întâlni doar 2-3 ore pentru a discuta schimbările propuse. Ce abordare preferați?” Majoritatea grupurilor vor opta pentru scurtarea ședințelor. Această tehnică are tendința de a funcționa pentru că grupului i s-a dat opțiunea de a revedea documentul în timpul întâlnirii, iar ei au ales să nu o facă.

Desemnați anumiți membri ai echipei pentru a conduce anumite secțiuni ale întâlnirii (ceea ce necesită ca ei să-și fi făcut temele). Atunci când știu că li se va cere să conducă discuțiile, participanții sunt mai înclinați să se pregătească. Nimeni nu vrea să pară nepregătit sau incapabil!

Încercați să mențineți munca pregătitoare scurtă. Cu cât va fi mai complicată, cu atât mai mulți participanți nu o vor completa.

Cereți membrilor să vă trimită pe e-mail o listă de întrebări sau comentarii despre munca pregătitoare cu câteva zile înaintea întâlnirii. Aceasta funcționează ca o confirmare că ei au revăzut cu adevărat documentul. Dacă nu primiți acest feedback de la un membru al echipei, sunați-l imediat și cereți-i să vi-l dea.

Dați participanților suficient timp pentru această muncă pregătitoare. Dacă le veți cere să revadă un document lung cu 3 zile înainte de întâlnire, s-ar putea să nu primiți prea multe sugestii. Ideal ar fi să lăsați echipa să decidă asupra datei de completare a muncii preliminare. Acest lucru crește mult probabilitatea îndeplinirii sarcinii.

Discutați problema participanților nepregătiți în timpul analizei ședinței și încurajați echipa să identifice abordările pentru aceasta (avantaje, „pedepse”, etc.).